Hoe kan ik een project op niet gescoord zetten en mijn bouwspecialisten bedanken?

Wat vind je in dit artikel?

• Projectstatus aanpassen: Hoe je een project op 'niet gescoord' zet.

• Bouwspecialisten selecteren: Het filteren van de juiste partners voor een bedankbericht.

• Bedankbericht opstellen: Het gebruik van sjablonen en het selecteren van de winnende partij.

• Samenwerking in de keten: Hoe de scorende hoofdaannemer kan profiteren van jouw inzending.

Samenvatting

Wanneer een project niet doorgaat, pas je de status aan in de projectgegevens. Vervolgens selecteer je alle bouwspecialisten die een offerte hebben ingediend om hen een bedankbericht te sturen. Je kunt hierbij aangeven welke hoofdaannemer het project wel heeft gewonnen, zodat bouwspecialisten de kans krijgen hun offerte daar in te dienen.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor inkopers en werkvoorbereiders die hun projectadministratie up-to-date willen houden en de relatie met bouwspecialisten willen onderhouden door tijdig terugkoppeling te geven.

Project op niet gescoord zetten

De eerste stap is het administratief verwerken van de uitslag van de aanbesteding.

1. Navigeer naar de Projectgegevens van het betreffende project.

2. Wijzig bij Status de instelling naar 'Niet gescoord'.

3. Er verschijnt een pop-up waarin wordt gevraagd of je de fase wilt sluiten. Bevestig dit om de status definitief te maken. 

Bouwspecialisten filteren en bedanken

Nadat het project op niet gescoord staat, informeer je de specialisten die voor je hebben gerekend.

1. Ga naar het Communicatie-overzicht.

2. Gebruik de filteroptie om alle bouwspecialisten met een Offerte te selecteren.

3. Klik op de knop Bericht opmaken (1) en kies voor Bedankbericht (2).

De scorende hoofdaannemer opgeven

Je kunt je partners helpen door aan te geven bij wie zij alsnog kans maken op de opdracht.

1. Selecteer in het pop-upvenster de scorende hoofdaannemer.

   • Let op: Dit werkt alleen voor hoofdaannemers die ook 12Build gebruiken.

2. Geef aan of de bouwspecialisten hun offerte ook bij deze partij mogen indienen.

3. Wil je dit liever niet delen? Laat de velden dan leeg en klik op Ok. 

Het bedankbericht versturen

Maak gebruik van de standaardfunctionaliteit om snel iedereen te informeren.

1. Klik in het tekstscherm op het vak voor Sjablonen.

2. Selecteer het gewenste sjabloon voor een bedankbericht.

3. Pas de tekst indien nodig aan en klik rechtsboven op Verzenden. 

Wat merkt de bouwspecialist en de winnende partij?

Het doorgeven van de scorende hoofdaannemer activeert een uniek proces in 12Build:

• De winnende hoofdaannemer ontvangt een bericht. Zij kunnen aangeven of zij openstaan voor offertes uit de markt voor dit project.

• De bouwspecialist ontvangt jouw bedankbericht. Als de winnende partij hiervoor openstaat, krijgt de specialist direct een uitnodiging om de offerte daar in te dienen.

• In het dashboard van de bouwspecialist wordt dit project gemarkeerd als 'Gevraagde offertes'.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom moet ik een project op 'niet gescoord' zetten? Antwoord: Dit houdt je eigen administratie schoon en zorgt ervoor dat bouwspecialisten weten dat ze hun capaciteit voor andere projecten kunnen inzetten.

Vraag: Wat gebeurt er als ik een handmatige naam invul bij de scorende hoofdaannemer? Antwoord: Er wordt dan een melding gestuurd naar de verkoopafdeling van 12Build, maar er vindt geen automatische koppeling plaats voor de bouwspecialisten.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik kan de optie 'Bedankbericht' niet vinden.

  • Oorzaak: Je hebt waarschijnlijk nog geen bouwspecialisten geselecteerd in het overzicht.

  • Oplossing: Vink de gewenste bouwspecialisten aan; de knop 'Bericht opmaken' wordt dan actief.

• Symptoom: Mijn bouwspecialisten klagen dat ze geen bericht hebben gehad.

  • Oorzaak: Het bericht is mogelijk als concept blijven staan of de verzending via de achtergrondtaak is nog niet voltooid.

  • Oplossing: Controleer je 'Concept-berichten' of bekijk de status bij de 'Achtergrondtaken' in de navigatiebalk.