Comment puis-je ajouter un accord de confidentialité à un projet ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Configurer une déclaration de confidentialité : comment télécharger la déclaration et définir la méthode de validation.

• Statut dans l'aperçu des communications : comment identifier qui a signé la déclaration.

• Gérer l'accès aux documents : valider les fichiers manuellement ou automatiquement après signature.

• Rapports et coûts : générer des aperçus et des informations sur l'utilisation des crédits.

Résumé

Vous ajoutez un accord de confidentialité via les données du projet, les sous-traitants devant d'abord signer numériquement avant d'avoir accès aux documents du projet. Vous pouvez choisir de valider automatiquement les documents après signature ou de le faire manuellement pour chaque sous-traitant.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux entreprises générales qui travaillent avec des informations de projet confidentielles. L'utilisation de cette fonctionnalité nécessite une connexion à ValidSign et des crédits sont facturés par sous-traitant et par phase de projet.

Configurer la déclaration de confidentialité

Activez la déclaration de confidentialité lors de la création d’un projet ou ultérieurement via les paramètres du projet.

1. Accédez à « Données du projet » et faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Déclaration de confidentialité » sur la droite. 
   

2. Téléchargez le document servant de déclaration.

   • Automatique : les documents sont mis à la disposition du spécialiste immédiatement après la signature.

   • Manuellement : cochez l'option « Valider les documents manuellement après signature » si vous souhaitez conserver le contrôle dans un premier temps.

     Sélectionnez le mode de publication des documents :

3. 

4. Enregistrez les modifications. Dans les détails du projet, vous constatez désormais que l'accord est actif.

Statut dans l'aperçu des communications

Dans l'aperçu des communications, des icônes indiquent le statut de la signature.

• Cadenas bleu fermé : le sous-traitant n'a pas encore signé la déclaration.

• Flèche bleue : la déclaration est signée et le spécialiste a accès aux documents.

• Cadenas vert : la déclaration est signée, mais les documents doivent encore être validés manuellement (dans le cadre de la méthode manuelle). 

Lorsqu’un spécialiste signe, vous recevez un e-mail de confirmation et vous retrouvez la déclaration signée en pièce jointe dans votre boîte de réception sur 12Build.

Gérer l'accès aux documents

Si vous avez opté pour la validation manuelle, veuillez suivre les étapes suivantes après la signature :

1. Dans l'aperçu des communications, sélectionnez les sous-traitants accompagnés d'un cadenas vert.

2. Cliquez sur le bouton Modifier.

3. Choisissez l'option « Valider les fichiers après la déclaration de confidentialité ».
   

4. Une fois cette opération effectuée, l’icône se transforme en flèche bleue, indiquant que le spécialiste peut consulter les documents.

Rapports et coûts

Pour obtenir un aperçu complet du statut des déclarations, vous pouvez générer des rapports.

• Cliquez sur l'option de rapport et sélectionnez un aperçu de tous les e-mails reçus ou une liste d'envoi.

Informations sur les coûts :

• L'utilisation de cette fonctionnalité entraîne une consommation d'1 crédit par sous-traitant et par phase de projet.

• Les crédits sont déduits de votre forfait existant. Les administrateurs peuvent consulter la consommation actuelle sur la page du profil de l'entreprise.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je également désactiver un accord de confidentialité ? Réponse : Oui, vous pouvez modifier ou désactiver l'accord de confidentialité via les détails du projet s'il n'est plus nécessaire pour le projet.

Question : Comment le sous-traitant sait-il qu'il doit signer ? Réponse : Le sous-traitant reçoit une demande via ValidSign. Ce n'est qu'après avoir apposé la signature numérique qu'il aura accès (selon vos paramètres) au dossier de documents.

Résolution de problèmes

• Symptôme : Le sous-traitant affirme avoir signé, mais n'a toujours pas accès.

  • Cause : Vous avez probablement activé l'option « validation manuelle ».

  • Solution : Vérifiez qu'un cadenas vert apparaît derrière le nom et suivez les étapes décrites sous « Gérer l'accès aux documents ».

• Symptôme : Vous ne parvenez pas à activer l'accord de confidentialité.

  • Cause : Il se peut que vous ne disposiez pas de suffisamment de crédits dans votre forfait.

  • Solution : demandez à l’administrateur de vérifier le solde des crédits sur la page de profil.