Hvad finder du i denne artikel?
-
Opsætning af fortrolighedserklæring: Upload af erklæringen og fastlæggelse af frigivelsesmetoden.
-
Status i kommunikationsoversigten: Sådan kan du se, hvem der har underskrevet erklæringen.
-
Administrere adgang til dokumenter: Manuel eller automatisk frigivelse af filer efter underskrivelse.
-
Rapportering og omkostninger: Udskrivning af oversigter og oplysninger om forbrug af kreditter.
Resumé
Du tilføjer en fortrolighedserklæring via projektoplysningerne, hvor byggefagspecialister først skal underskrive digitalt, før de får adgang til projektdokumenterne. Du kan vælge, om dokumenter skal frigives automatisk efter underskrivning, eller om du vil gøre det manuelt for hver enkelt underentreprenør.
Betingelser og målgruppe
Denne artikel er beregnet til total- og hovedentreprenører, der arbejder med fortrolige projektoplysninger. For at kunne bruge denne funktion kræves en integration med ValidSign, og der afregnes credits pr. byggefagspecialist pr. projektfase.
Opsætning af fortrolighedserklæring
Du aktiverer fortrolighedserklæringen, når du opretter et projekt, eller bagefter via projektindstillingerne.
-
Gå til Projektdata og rul ned til afsnittet Fortrolighedserklæring i højre side.
-
Upload det dokument, der skal fungere som erklæring.
-
Automatisk: Dokumenter bliver tilgængelige for specialisten umiddelbart efter underskrivelsen.
-
Manuelt: Marker indstillingen Frigiv dokumenter manuelt efter underskrivning, hvis du først selv vil have kontrol over det.
Vælg en metode til frigivelse af dokumenter:
-
-
Gem ændringerne. I projektoplysningerne kan du nu se, at erklæringen er aktiv.
Status i kommunikationsoversigten
I kommunikationsoversigten kan du se status for underskrivelsen ved hjælp af ikoner.
-
Blåt lukket hængelås: Unterentreprenøren har endnu ikke underskrevet erklæringen.
-
Blå pil: Erklæringen er underskrevet, og specialisten har adgang til dokumenterne.
-
Grønt lås: Erklæringen er underskrevet, men dokumenterne skal stadig frigives manuelt (ved den manuelle metode).
Når en specialist underskriver, modtager du en e-mailbekræftelse, og du finder den underskrevne erklæring som vedhæftet fil i din indbakke i 12Build.
Administrer adgang til dokumenter
Hvis du har valgt manuel frigivelse, skal du efter underskrivelsen følge disse trin:
-
Vælg de byggefagspecialister med en grøn lås i kommunikationsoversigten.
-
Klik på knappen Rediger.
-
Vælg indstillingen Frigiv filer efter fortrolighedserklæring.
-
Efter denne handling ændres ikonet til en blå pil, hvilket angiver, at specialisten kan se dokumenterne.
Rapportering og omkostninger
Du kan generere rapporter for at få et fuldstændigt overblik over status for erklæringerne.
-
Klik på rapportfunktionen, og vælg mellem en oversigt over alle modtagne e-mails eller en afsendelsesliste.
Omkostningsoplysninger:
-
Brug af denne funktion koster 1 kredit pr. byggefagspecialist pr. projektfase.
-
Kreditterne trækkes fra din eksisterende pakke. Administratorer kan se det aktuelle forbrug på virksomhedsprofilsiden.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Spørgsmål: Kan jeg også deaktivere en fortrolighedserklæring? Svar: Ja, du kan via projektoplysningerne ændre eller deaktivere fortrolighedserklæringen, hvis den ikke længere er nødvendig for projektet.
Spørgsmål: Hvordan ser underentreprenøren det? Svar: Underentreprenøren modtager en anmodning via ValidSign. Først efter at den digitale underskrift er sat, får de (afhængigt af dine indstillinger) adgang til dokumentmappen.
Problemløsning
-
Symptom: Byggefagspecialister siger, at han har underskrevet, men har endnu ikke adgang.
-
Årsag: Du har sandsynligvis aktiveret indstillingen 'manuel frigivelse'.
-
Løsning: Kontroller, om der er et grønt hængelås bag navnet, og følg trinene under 'Administrer adgang til dokumenter'.
-
-
Symptom: Jeg kan ikke aktivere fortrolighedserklæringen.
-
Årsag: Der er muligvis ikke nok kreditter til rådighed i din pakke.
-
Løsning: Administratorerne skal kontrollere kreditsaldoerne på profilsiden.
-