Wie kann ich einer Projektdatei eine Vertraulichkeitsvereinbarung hinzufügen?

Was finden Sie in diesem Artikel?

Vertraulichkeitserklärung einrichten: Hochladen der Erklärung und Festlegen der Freigabemethode.
Status in der Kommunikationsübersicht: So erkennen Sie, wer die Erklärung unterzeichnet hat.
Zugriff auf Dokumente verwalten: Manuelles oder automatisches Freigeben von Dateien nach der Unterzeichnung.
Berichterstattung und Kosten: Ausgeben von Übersichten und Informationen zum Verbrauch von Credits.

Zusammenfassung

Sie fügen eine Vertraulichkeitserklärung über die Projektdaten hinzu, wobei Nachunternehmer zunächst digital unterschreiben müssen, bevor sie Zugriff auf die Projektdokumente erhalten. Sie können wählen, ob Dokumente nach der Unterzeichnung automatisch freigegeben werden oder ob Sie dies manuell für jeden Nachunternehmer tun.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Generalunternehmer, die mit vertraulichen Projektinformationen arbeiten. Für die Nutzung dieser Funktion ist eine Anbindung an ValidSign erforderlich, und es werden Credits pro Nachunternehmer und Projektphase abgerechnet.

Vertraulichkeitserklärung einrichten

Sie aktivieren die Vertraulichkeitserklärung beim Anlegen eines Projekts oder nachträglich über die Projekteinstellungen.

Gehen Sie zu „Projektdaten“ und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vertraulichkeitserklärung“ auf der rechten Seite.
Laden Sie das Dokument hoch, das als Erklärung dient.
- Automatisch: Die Dokumente stehen dem Fachmann unmittelbar nach der Unterzeichnung zur Verfügung.
- Manuell: Aktivieren Sie die Option „Dokumente nach der Unterzeichnung manuell freigeben“, wenn Sie zunächst selbst die Kontrolle behalten möchten.
  
  Wählen Sie eine Option für die Freigabe von Dokumenten:
Speichern Sie die Änderungen. In den Projektdaten sehen Sie nun, dass die Erklärung aktiv ist.

Status in der Kommunikationsübersicht

In der Kommunikationsübersicht können Sie anhand von Symbolen den Status der Unterzeichnung erkennen.

Blaues geschlossenes Schloss: Der Nachunternehmer hat die Erklärung noch nicht unterzeichnet.
Blauer Pfeil: Die Erklärung ist unterzeichnet und der Spezialist hat Zugriff auf die Dokumente.
Grünes Schloss: Die Erklärung ist unterzeichnet, jedoch müssen die Dokumente noch manuell freigegeben werden (bei der manuellen Methode).

Sobald ein Fachmann unterschreibt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und finden die unterschriebene Erklärung als Anhang in Ihrem Posteingang bei 12Build.

Zugriff auf Dokumente verwalten

Wenn Sie sich für die manuelle Freigabe entschieden haben, müssen Sie nach der Unterzeichnung die folgenden Schritte durchführen:

Wählen Sie in der Kommunikationsübersicht die Nachunternehmer mit einem grünen Schloss aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
Wählen Sie die Option „Dateien nach Vertraulichkeitserklärung freigeben“.
Nach dieser Aktion ändert sich das Symbol in einen blauen Pfeil, was anzeigt, dass der Spezialist die Dokumente einsehen kann.

Berichterstattung und Kosten

Für einen vollständigen Überblick über den Status der Erklärungen können Sie Berichte erstellen.

Klicken Sie auf die Option „Bericht“ und wählen Sie zwischen einer Übersicht aller eingegangenen E-Mails oder einer Versandliste.

Kosteninformationen:

Die Nutzung dieser Funktion kostet 1 Credit pro Nachunternehmer pro Projektphase.
Die Credits werden mit Ihrem bestehenden Paket verrechnet. Administratoren können den aktuellen Verbrauch auf der Unternehmensprofilseite einsehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich eine Vertraulichkeitserklärung auch wieder deaktivieren? Antwort: Ja, Sie können die Vertraulichkeitserklärung über die Projektdaten ändern oder deaktivieren, wenn sie für das Projekt nicht mehr benötigt wird.

Frage: Wie sieht der Nachunternehmer, dass er unterschreiben muss? Antwort: Der Nachunternehmer erhält eine Aufforderung über ValidSign. Erst nachdem die digitale Signatur geleistet wurde, erhält er (abhängig von Ihren Einstellungen) Zugriff auf den Dokumentenordner.

Fehlerbehebung

Symptom: Der Nachunternehmer gibt an, unterschrieben zu haben, hat aber noch keinen Zugriff.
- Ursache: Wahrscheinlich haben Sie die Option „Manuell freigeben“ aktiviert.
- Lösung: Überprüfen Sie, ob hinter dem Namen ein grünes Schloss angezeigt wird, und befolgen Sie die Schritte unter „Zugriff auf Dokumente verwalten“