Comment désigner un responsable de Bid et comment gérer les tâches au sein d'un Bid ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Résumé : L'essentiel de la gestion des appels d'offres et de la répartition des tâches dans 12Build.

• Conditions et public cible : À qui s'adressent ces fonctionnalités ?

• Attribuer un responsable du Bid : les étapes pour associer un responsable principal à une demande de proposition.

• Gérer les tâches au sein d'un Bid : comment créer, attribuer et hiérarchiser les sous-tâches.

Résumé

Dans le tableau de bord de Bid Management de 12Build, vous pouvez désigner un « responsable de la demande de proposition » parmi les membres de votre équipe pour chaque demande de proposition. Vous pouvez également créer des tâches sous-jacentes avec des délais et des priorités spécifiques afin d'assurer le bon déroulement du processus, de la demande à la soumission.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux sous-traitants qui travaillent en équipe sur des demandes de proposition. Pour désigner des responsables ou attribuer des tâches, vos collègues doivent être ajoutés en tant qu'utilisateurs à votre environnement 12Build.

Désigner un responsable de Bid

Désignez un responsable central pour un Bid spécifique afin d'éviter toute confusion quant à l'avancement du projet.

1. Accédez au tableau de bord de Bid Management et ouvrez votre Bid Board.

2. Cliquez sur la Bid spécifique que vous souhaitez attribuer afin d'afficher les détails.

3. Cliquez sur le champ « Propriétaire de l'offre » situé à droite de la fenêtre contextuelle. 

4. Sélectionnez le collègue souhaité dans le menu déroulant.

5. Cliquez sur le symbole [x] afin de fermer la fenêtre contextuelle ; la modification est automatiquement enregistrée.
   

Gérer les tâches au sein d'un Bid

Divisez le travail en actions claires pour vous-même ou vos collègues.

1. Ouvrez l'offre souhaitée sur votre Bid Board.

2. Dans la fenêtre contextuelle, faites défiler jusqu'à la section Tâches en bas de page.

3. Cliquez sur le bouton Créer une tâche situé à droite. 

4. Remplissez les détails de la tâche suivants :

   • Titre : une description brève et précise.

   • Description : instructions supplémentaires ou contexte éventuel.

   • Attribué à : sélectionnez le collègue responsable.

   • Date limite : Définissez la date limite d'achèvement.

   • Niveau de priorité : sélectionnez Élevée, Moyenne ou Faible.

5. Les tâches apparaissent immédiatement dans l'aperçu de la Bid concernée, où vous pouvez suivre leur avancement.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Mon collègue reçoit-il une notification lorsque je lui attribue une tâche ? Réponse : Oui, les utilisateurs assignés sont informés des nouvelles tâches, afin qu'ils sachent immédiatement ce qu'on attend d'eux pour un Bid spécifique.

Question : Puis-je attribuer plusieurs responsables à une même Bid ? Réponse : Pour chaque Bid, un responsable principal peut être désigné pour en assumer la responsabilité finale. Cependant, via la section des tâches, vous pouvez impliquer un nombre illimité de collègues dans le processus.

Résolution de problèmes

• Symptôme -> Je ne vois pas mon collègue dans le menu déroulant.

  • Cause -> Le collègue n'a probablement pas encore été ajouté en tant qu'utilisateur dans votre environnement 12Build.

  • Solution -> Demandez à votre administrateur d'ajouter ce collègue via la gestion des utilisateurs, afin qu'il puisse être sélectionné pour les Bid et les tâches.