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Comment créer un projet ?

La création d’un projet constitue la base pour envoyer des demandes de proposition et gérer vos documents. Dans cet article, nous vous expliquons, étape par étape, comment configurer correctement un nouveau projet dans 12Build.

 

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Données de base et systématique : comment enregistrer les informations essentielles de votre projet.

  • Structure du projet et fonctionnalités : choix concernant le phasage et le fractionnement des documents.

  • Planification et rappels : comment définir des échéances et configurer des e-mails automatiques.

  • Emplacement et présentation : pourquoi un emplacement de chantier et une représentation artistique sont essentiels.

  • Accès et confidentialité : définir les personnes autorisées à consulter votre projet.

  • Enregistrement et documents : la dernière étape vers un projet complet.

Résumé

Vous créez un projet en saisissant toutes les métadonnées pertinentes, des numéros de devis aux échéances en passant par les sites de construction. En ajoutant des rappels automatiques et une esquisse d'artiste, vous optimisez la réactivité des sous-traitants. Une fois le projet enregistré, vous pouvez immédiatement commencer à gérer les documents du projet.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux entreprises générales (calculateurs et préparateurs de travaux) qui souhaitent démarrer un nouveau projet dans 12Build. Certains paramètres, tels que la systématique ou les fonctionnalités supplémentaires, doivent être activés au préalable par un (sous-)administrateur dans les paramètres de l'entreprise.

Étapes 1 à 3 : Les bases de votre projet

Commencez par remplir les caractéristiques générales du projet :

  1. Ajouter un projet : lancez un nouveau projet via le menu principal.

  2. Données générales du projet : Saisissez le nom du projet, le numéro de devis et le numéro de travail. Sélectionnez la nomenclature souhaitée (telle que STABU, RAW ou NL/SfB).

    Remarque : une nomenclature spécifique vous manque ? Demandez à votre administrateur de la modifier dans les paramètres de l'entreprise.

  3. Fonctionnalités du projet : activez ici l'option de division des documents afin d'associer des pièces jointes spécifiques à votre demande de proposition.

Étapes 4 à 6 : Planification et automatisation

Une planification rigoureuse apporte de la clarté aux sous-traitants :

  • Structure du projet : choisissez une structure par phases standard ou détaillée.

    Important : la structure par phases ne pourra plus être modifiée par la suite. Vous avez la possibilité de masquer la phase en cours dans les messages adressés aux sous-traitants.

  • Dates : indiquez toutes les étapes clés (début des travaux, appel d'offres, visite des lieux). Indiquez également ici la date limite pour les questions et la date limite définitive pour les devis.

  • Rappels : Définissez si les sous-traitants qui n'ont pas encore répondu doivent recevoir automatiquement un rappel par e-mail.

Étapes 7 à 9 : Présentation et équipe de construction

Rendez votre projet attrayant et facile à trouver :

  • Rendu artistique : téléchargez une image du projet. Cette pratique génère en moyenne 30 % de réponses supplémentaires.

     

  • Lieu de construction : indiquez l'adresse du projet. Cette information est essentielle, car elle vous permet de filtrer les sous-traitants en fonction de leur distance par rapport au lieu de construction.

  • Équipe de construction : ajoutez les coordonnées des collègues concernés. Ces informations seront jointes à la demande de proposition.

Étapes 10 à 12 : Accès et sécurité

Déterminez qui a accès aux informations sensibles :

  1. Parties externes : vous pouvez accorder l'accès à des tiers (tels que des consultants externes) via « Droits d'accès » une fois le projet enregistré.

  2. Accès aux documents : Définissez si l’ensemble des documents est accessible à tous les sous-traitants, ou si certains fichiers doivent être partagés de manière sélective.

  3. Confidentialité : définissez le projet comme « projet confidentiel » si seuls des utilisateurs spécifiques (outre les administrateurs) sont autorisés à le consulter.

  4. Accord de confidentialité (NDA) : si nécessaire, vous pouvez télécharger un NDA après l'enregistrement, que les sous-traitants devront d'abord accepter.

Étapes 13 et 14 : Finalisation

  1. Enregistrer le projet : cliquez sur le bouton Enregistrer tout en haut de la page.

  2. Documents : Une fois le projet enregistré, l'onglet Documents s'ouvre automatiquement. Vous pouvez désormais commencer à télécharger et à organiser votre dossier de projet.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je modifier la structure par phases de mon projet ultérieurement ? Réponse : Non, le choix entre une structure par phases standard ou étendue est définitif dès l’enregistrement du projet. Il est donc conseillé de réfléchir attentivement à cette configuration en amont.

Question : Pourquoi ne pas visualiser l'option « Fonctionnalités du projet » ? Réponse : Cette option doit être activée au préalable par l'administrateur de votre entreprise dans les paramètres de l'entreprise.

Dépannage

  • Symptôme : Les sous-traitants ne parviennent pas à trouver mon projet à distance.

    • Cause : L’emplacement du chantier n’a pas été renseigné ou est incomplet dans les données du projet.

    • Solution : Vérifiez dans les données du projet si l'adresse complète du chantier a été correctement saisie.