Wie kann ich eine Nachrichtenvorlage anpassen?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Zusammenfassung: Wie Sie Vorlagen für Ihr Unternehmen bearbeiten und speichern.

• Voraussetzungen und Zielgruppe: Wer Vorlagen anpassen kann und was dafür erforderlich ist.

• Vorlagenverwaltung: Die ersten Schritte zum Öffnen des Editors.

• Nachrichtenvorlage gestalten und Tags verwenden: Die Gestaltung des Textes mit dynamischen Feldern.

• Betreff und Speichern: So legen Sie den Titel fest und machen die Vorlage allgemein verfügbar.

Zusammenfassung

Sie passen Nachrichtenvorlagen über die Vorlageneinstellungen in Ihrem Projekt an. Durch die Verwendung von Tags (wie Projektname oder Firmenname) personalisieren Sie Nachrichten automatisch. Speichern Sie das Ergebnis als „Allgemeine Vorlage“, um es für Ihren gesamten Standort verfügbar zu machen.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an (Unter-)Administratoren und Benutzer mit spezifischen Rechten für die Vorlagenverwaltung.

• Rechte: Benutzer ohne Administratorrechte können Vorlagen zwar verwenden, aber nicht ändern.

• Testprojekt: Bei einer neuen Niederlassung müssen Sie zunächst ein Testprojekt erstellen, bevor die Vorlagenverwaltung verfügbar ist.

• Mehrere Standorte: Möchten Sie Vorlagen von einem anderen Standort kopieren? Lesen Sie dazu den Artikel zum Übernehmen von Daten.

Vorlagenverwaltung

Um eine vorhandene Vorlage zu ändern, navigieren Sie zum Vorlagenbereich innerhalb eines Projekts.

1. Gehen Sie zur Übersicht der Nachrichtenvorlagen in Ihrem Projekt.

2. Klicken Sie auf die Bearbeitungsschaltflächen, um die gewünschte Vorlage zu öffnen. 
    

Nachrichtenvorlage gestalten und Tags verwenden

Sobald Sie eine Vorlage öffnen, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie den Inhalt gestalten können.

1. Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Tags“, um dynamische Felder hinzuzufügen. [Bild: Die Schaltfläche zum Einfügen von Tags im Texteditor]

3. Wählen Sie ein Tag aus der Liste aus (zum Beispiel [Projectnaam]). Das Tag wird direkt an der Cursorposition eingefügt. [Abbildung: Die Übersicht der verfügbaren Tags in 12Build]

4. Schließen Sie das Tag-Fenster, wenn Sie fertig sind, und klicken Sie unten auf „Speichern als...“.

Tags in die Betreffzeile einfügen

Nicht nur der Text, sondern auch die Betreffzeile der E-Mail kann personalisiert werden.

1. Passen Sie den Vorlagennamen an (für den internen Gebrauch).

2. Ändern Sie den Text unter „Betreff“. Dies ist das, was der Empfänger sieht.

3. Verwenden Sie auch hier die Tag-Schaltfläche, um beispielsweise die Projektnummer in die Betreffzeile einzufügen

Nachrichtenvorlage speichern

Für eine korrekte Verarbeitung ist die Art des Speicherns entscheidend.

1. Wählen Sie unter „Speichern unter“ die Option „Allgemeine Vorlage“ aus. Damit stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kollegen in der Niederlassung die Vorlage nutzen können.

2. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Warum sehe ich meine Änderungen bei meinen Kollegen nicht? Antwort: Wahrscheinlich haben Sie die Vorlage als „Persönliche Vorlage“ gespeichert. Achten Sie darauf, „Allgemeine Vorlage“ auszuwählen, damit sie für die gesamte Niederlassung sichtbar ist.

Frage: Was passiert, wenn ich ein Tag falsch eingebe? Antwort: Es wird empfohlen, Tags stets über die Schaltfläche „Tag“ aus der Liste auszuwählen. Manuell eingegebene Tags funktionieren nur, wenn die Syntax (die Klammern und der Text) exakt mit der des Systems übereinstimmt.

Fehlerbehebung

• Symptom -> Die Schaltfläche „Vorlagen“ ist ausgegraut oder nicht anklickbar.

  • Ursache -> Sie befinden sich in einer neuen Niederlassung ohne Projekte oder verfügen über unzureichende Benutzerrechte.

  • Lösung -> Erstellen Sie zunächst ein Testprojekt. Besteht das Problem weiterhin, lassen Sie bitte Ihren (Unter-)Administrator die Berechtigungen für Nachrichtenvorlagen in der Benutzerverwaltung aktivieren.