Hvordan kan jeg tilpasse en meddelelsesskabelon?

Hvad finder du i denne artikel?

• Resumé: Sådan redigerer og gemmer du skabeloner til din organisation.

• Forudsætninger og målgruppe: Hvem der kan tilpasse skabeloner, og hvad der kræves på forhånd.

• Skabelonadministration: De første trin til at åbne redigeringsværktøjet.

• Opretning af meddelelsesskabelon og brug af tags: Formatering af teksten med dynamiske felter.

• Emne og gemning: Sådan indstiller du titlen og gør skabelonen bredt tilgængelig.

Resumé

Du tilpasser meddelelsesskabeloner via skabelonindstillingerne i dit projekt. Ved at bruge tags (som projektnavn eller firmanavn) personaliserer du automatisk dine meddelelser. Gem resultatet som en 'Almindelig skabelon' for at gøre den tilgængelig for hele din afdeling.

Forudsætninger og målgruppe

Denne artikel er beregnet til (under)administratorer og brugere med specifikke rettigheder til skabelonadministration.

• Rettigheder: Brugere uden administratorrettigheder kan godt bruge skabeloner, men ikke ændre dem.

• Testprojekt: Ved en ny afdeling skal du først oprette et testprojekt, før skabelonadministration er tilgængelig.

• Flere afdelinger: Vil du kopiere skabeloner fra en anden afdeling? Se da artiklen om overførsel af data.

Skabelonadministration

For at ændre en eksisterende skabelon skal du navigere til skabelonsektionen i et projekt.

1. Gå til oversigten over meddelelsesskabeloner i dit projekt.

2. Klik på redigeringsknapperne for at åbne den ønskede skabelon. 
    

Formatering af meddelelsesskabeloner og brug af tags

Så snart du åbner en skabelon, vises der en pop-up, hvor du kan formatere indholdet.

1. Indtast den ønskede tekst i tekstfeltet.

2. Klik på knappen for tags for at tilføje dynamiske felter. [Billede: Knappen til indsættelse af tags i teksteditoren]

3. Vælg en tag fra listen (f.eks. [Projectnaam]). Tagget indsættes straks på det sted, hvor din cursor befinder sig. [Billede: Oversigten over tilgængelige tags i 12Build]

4. Luk tag-skærmbilledet, når du er færdig, og klik nederst på Gem som....

Tilføj tag(s) i emnefeltet

Ikke kun teksten, men også emnelinjen i e-mailen kan tilpasses.

1. Rediger skabelonnavnet (til internt brug).

2. Rediger teksten under Emne. Dette er det, modtageren ser.

3. Brug også her tag-knappen til f.eks. at placere projektnummeret i emnelinjen

Gem meddelelsesskabelon

For en korrekt behandling er måden, du gemmer på, afgørende.

1. Vælg under 'Gem i' indstillingen Generel skabelon. Dermed sikrer du, at alle dine kolleger i afdelingen kan bruge skabelonen.

2. Klik på Gem for at gøre ændringerne permanente.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvorfor kan mine kolleger ikke se mine ændringer? Svar: Du har sandsynligvis gemt skabelonen som 'Personlig skabelon'. Sørg for at vælge 'Generel skabelon', så den er synlig for hele afdelingen.

Spørgsmål: Hvad sker der, hvis jeg skriver en tag forkert? Svar: Det anbefales altid at vælge tags fra listen via tag-knappen. Manuelt indtastede tags fungerer kun, hvis syntaksen (parenteserne og teksten) stemmer nøjagtigt overens med systemet.

Fejlfinding

• Symptom -> Knappen 'Skabeloner' er grå eller kan ikke klikkes på.

  • Årsag -> Du befinder dig i en ny afdeling uden projekter, eller du har ikke tilstrækkelige brugerrettigheder.

  • Løsning -> Opret først et testprojekt. Hvis problemet fortsætter, skal du bede din (under)administrator om at aktivere rettighederne til meddelelsesskabeloner i brugeradministrationen.