God kommunikation mellem total- og hovedentreprenører og underentreprenører er afgørende for, at et byggeprojekt bliver en succes. Uden en klar projektplan og tydeligt definerede aftaler kommer I ikke langt. Planer bliver mere robuste, når de drøftes face to face.
Trods en gennemarbejdet projektplan opstår der ofte komplekse udfordringer, når et projekt skal implementeres i praksis, hvilket ofte skyldes fejlkommunikation og dokumentationsproblemer. Manglende personlig kontakt og tid til rådgivning øger risikoen for fejl og forsinkelser. Men der findes heldigvis digitale værktøjer, som kan strømline processen, så du kan fokusere på det, der er vigtigt.
Hvordan? Det kan du læse om i denne blog!
Et mangfoldigt team af underentreprenører og leverandører
Som total- og hovedentreprenør samarbejder du med mange forskellige fagpersoner med hver deres ekspertise. Projektplanen beskriver den enkelte interessents tidsplan og rolle. Det lyder måske som en god start, men erfaringen viser, at al ting er mere komplekst i praksis.
Og fejlkommunikation er ét af de største problemer. En simpel fejl i en mail eller undladelse af at informere om ændringer kan hurtigt medføre forsinkelser. Samtidig er projektets forskellige parter ofte tilbøjelige til at arbejde med forskellige og forældede versioner – sådan kan der også nemt opstå fejl. Alt papirarbejdet giver mindre tid til samtaler, der reelt kan forhindre sådanne problemer.
Projektparternes afhængigheder af hinanden spiller også en vigtig rolle. Hvis en underentreprenør er forsinket, kan hele projektet nemlig gå i stå. Der kan også opstå uforudsete hændelser såsom dårligt vejr eller leverandørfejl, hvor projektet risikerer at køre af sporet, hvilket kan ende med at koste dyrt.
Alle disse faktorer udfordrer samarbejdet i byggebranchen. Men der findes værktøjer, som kan strømline processen, så du kan effektivisere administrationen og fokusere på det, der betyder noget: Selve projektet.
Samarbejde i indkøbsprocessen
Hos 12Build omtaler vi projektets købs- og tilbudsfaser som udbudsprocessen. Processen involverer køb af de tjenester og materialer, der er nødvendige for at udføre projektet. Det starter med planlægning af og anmodning om tilbud fra specialister og leverandører og efterfølgende indgåelse af aftaler om leveringstidspunkter, priser og parternes ansvar. Det kan alt sammen se rigtigt godt ud på papiret, men i praksis kan der ske meget uforudsigeligt. Afhængigheder i en projektplan kan resultere i situationer, der er svære at håndtere og gennemskue.
Uden hurtig kommunikation og tydelig rådgivning kan projekter hurtigt blive forsinkede. Og det er her, den personlige kontakt bliver vigtig: Direkte kommunikation sikrer, at problemer hurtigt løses, og at alle holdes opdaterede.
Personlig kontakt som fundament for samarbejde
Personlig kontakt og god kommunikation er med til at forebygge fejl og fejlantagelser i god tid samt identificere potentielle problemer, inden de rammer byggepladsen. Personlig rådgivning bidrager også til at styrke samarbejdet. Alle kender deres rolle, og forventninger er nøje afstemt. Tillid opbygges gennem ægte samtaler, ikke over mail.
Og for nu at sige det, som det er – hvor ofte har et hurtigt opkald så ikke gjort hele forskellen?
Digitale værktøjer som katalysator for personlig kontakt
Tilvalg af et digitalt værktøj med forventning om mere personlig kontakt kan måske virke modstridende, men i praksis er det digitaliseringen, der gør den personlige kontakt mulig. Hvorfor? Fordi digitale værktøjer reducerer antallet af administrative opgaver, så du får mere tid til meningsfulde samtaler. En McKinsey-undersøgelse viser, at det tidligere tog flere uger at udarbejde et projekttilbud, men at det nu kan gøres hurtigere og mere effektivt.
En indkøbs- og tilbudsplatform hjælper underentreprenører med hurtigt og effektivt at finde og udvælge de rigtige underentreprenører og leverandører til deres projekter. Den samler udbud og efterspørgsel, så du hurtigt kan anmode om, sammenligne og udvælge de bedste tilbud. I stedet for at bruge tid på at søge efter kvalificerede samarbejdspartnere manuelt eller sende den ene mail efter den anden for at anmode om dokumenter, centraliseres alt på ét sted med en indkøbs- og tilbudsplatform. Du kan få adgang til relevant information, herunder porteføljer, feedback og tidligere projekter for underentreprenører, så du kan strømline processen og få de rigtige fagpersoner om bord hurtigere.
Typisk kan tilbudsberegnere bruge flere dage på at anmode om tilbud fra underentreprenører. Med en indkøbs- og tilbudsplatform kan du som køber eller tilbudsberegner øge din effektivitet, når du arbejder på et byggeprojekt, så der bliver tid til de personlige samtaler og andre vigtige opgaver.
Vil du skabe mere tid til ægte samtaler?
12Build er en indkøbs- og tilbudsplatform til byggebranchen med avancerede funktioner til styring af udbud, tilbud og leverandører. 12Build har også sin egen marketplace med højt kvalificerede fageksperter, så du kan sammensætte det helt rigtige team til dit projekt. Det gør dig ikke alene i stand til at arbejde hurtigere, men også opbygge stærke, varige partnerskaber med de rigtige fagpersoner for alle dine projekter.
Vil du se hvordan 12Build-platformen fungerer?
