Doe deze 9 dingen vooral niet als je succesvol wilt zijn in het schrijven van een offerte.
Je denkt: Mijn klant wil alleen maar weten wat ik kost. Ik flans wel even een tabelletje in elkaar. De ‘offerte’ die je stuurt, bestaat alleen maar uit een Excelsheet met een berekening van alle materialen en manuren. Niet handig. Je klant wil meer zien dan een berekening. Breid je standaard offertevoorbeeld uit. Zorg dat de klant begrijpt waarom je een berekening hebt gemaakt en op dit bedrag uit bent gekomen. Vat de klantvraag samen, geef aan wat de werkzaamheden zijn en kom daarna pas met een kostenplaatje.
Je zet de verkeerde naam boven je offerte. Au. De verkeerde bedrijfsnaam. Nog pijnlijker. Je vaste klanten hebben waarschijnlijk een heel positief beeld van jouw bedrijf. Dat wil je zo houden, toch? Weet aan wie je de offerte schrijft: aan een particulier, of aan een bedrijf? Als je vaker voor een hoofdaannemer hebt gewerkt, weet hij wat je kunt en dat je te vertrouwen bent. In dat geval is het genoeg om alleen een enthousiaste inleiding, korte alinea over het project, jouw invulling en de kosten te presenteren. Particuliere klanten win je niet met alleen een standaard offerte. Ze willen zien dat je hun wensen snapt.
Afspraken nakomen, onverwacht hoge kosten door meerwerk, gebrekkige communicatie. Het zijn allemaal punten van zorg die je kunt wegnemen in je offerte. Schrijf in je offerte dat je meerwerk altijd eerst overlegt. Laat zien dat je je afspraken nakomt. Laat de kans niet liggen om je positief te onderscheiden en de zorg van de klant weg te nemen.
De hoofdaannemer levert jou tientallen mappen en honderden documenten aan via WeTransfer of misschien zelfs een USB-stickje. Da’s niet handig. Met 12Build krijg je alle documenten bij de offerteaanvraag makkelijk en overzichtelijk binnen. Je ziet alleen de documenten die voor jou van toepassing zijn, want de hoofdaannemer heeft hier al een voorselectie in gemaakt.
Veel bedrijven redeneren van binnen naar buiten. Ze vertellen heel graag wat ze goed doen. In bijna alle offertes wordt het bedrijfsverhaal volledig uit de doeken gedaan. Dat zijn zaken die er niet toe doen, want als je een offerteaanvraag hebt, heeft de hoofdaannemer al voor jou gekozen. Je moet je bedrijf goed positioneren, maar doe dat in het licht van de offerteaanvraag. Verdiep je in het probleem van de klant, laat zien dat je de gevraagde dienstverlening beheerst en beperk je in het ophemelen van je bedrijf tot de zaken die daadwerkelijk worden gevraagd.
Hoe lang duurt het proces vanaf de aanvraag tot het sturen van een offerte? Te lang. Wanneer je een bedrijfsprofiel hebt bij 12Build, stuurt de hoofdaannemer jou een offerteaanvraag en reageer jij direct of hij een offerte terug kan verwachten of niet. Zo weet de hoofdaannemer direct waar hij aan toe is en scheelt dat hem werk. Snelle reactietijd zorgt voor meer vertrouwen in jou als bouwspecialist. De gemiddelde reactietijd van bouwspecialisten die aanvragen krijgen via 12Build is 10,9 dagen.
Je zinnen zijn waarschijnlijk onnodig lang en complex. Je tekst wordt formeel en ambtelijk. Dingen waar een hoofdaannemer niets aan heeft. Duidelijke taal betekent duidelijke informatie. Spreek je klant direct aan. Met ‘jij’. In sommige organisaties is het zelfs verboden om de klant rechtstreeks met ‘u’ aan te spreken. Doe je dit wel, dan loop je het risico deftigheid uit te stralen die niet meer van deze tijd is.
De klant moet jouw offerte begrijpen. Met collega’s kun je vaktermen gebruiken, maar vermijd ze in offertes. Als je niet om jargon heen kan, zorg dan voor een toelichting. Dit geldt ook voor IT-termen en Engelse woorden.
Doe, voordat de offerte de deur uit gaat, nog een laatste check op de tekst. Staan er taalfouten in? Zo ja, haal ze er uit. Als je offerte er onverzorgd uitziet, kan een klant er niet van op aan dat je de opdracht wél naar behoren uitvoert.
Dit is handig als je… Wanneer is dit handig? Vergeet je algemene voorwaarden niet in een linkje toe te voegen onderaan je offerte! Op die manier weet een hoofdaannemer precies wat hij aan jou heeft. En als er een miscommunicatie is, of er wordt iets van jou verwacht waar je het niet mee eens bent, kun je je altijd beroepen op de algemene voorwaarden waar je opdrachtgever mee akkoord is gegaan.
Over voorwaarden gesproken: Schrijf niet te veel voorwaarden in de offerte. Zijn er wel voorwaarden aan je offerte, verzamel die dan samen in één overzicht. Dat is veel duidelijker dan ze overal en nergens in je offerte toe te voegen. Je klant weet dan in één keer waar hij aan toe is en hoeft geen negatieve verrassingen meer te verwachten.
Zorg dat de structuur van de offerte volgens de norm is. Begin niet gelijk met de voorwaarden. Probeer de volgende structuur aan te houden: