Où puis-je trouver les propositions/documents soumis par mes sous-traitants ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Documents soumis : télécharger rapidement des documents par élément de travail.

• Aperçu des messages : consulter les communications et les messages de la boîte de réception.

• Rapports et exportations : procédure pour rassembler et télécharger l’ensemble des pièces jointes en une seule opération.

Résumé

Vous pouvez récupérer les propositions soumises de trois façons : via l'onglet « Documents » pour des téléchargements directs, via « Messages » dans la section « Communication » pour un aperçu par discipline, ou via la fonction « Rapports » afin d'exporter simultanément toutes les pièces jointes de plusieurs spécialistes.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux estimateurs et aux acheteurs qui souhaitent évaluer et archiver les offres reçues de la part de sous-traitants. Pour cela, vous devez travailler dans 12Build au sein d'un projet actif.

1. Via les documents soumis

Cette méthode offre le moyen le plus rapide d'obtenir un aperçu structuré de l'ensemble des fichiers téléchargés par les spécialistes pour chaque élément de travail.

1. Dans votre projet, accédez à la section Documenten.

2. Sélectionnez le sous-onglet « Documents soumis ».

3. Sélectionnez la ou les propositions ou les documents que vous souhaitez obtenir (3).

4. Cliquez sur le bouton Télécharger (4). 

2. Via l'aperçu des messages

Dans la section Communication, vous pouvez consulter les propositions dans le contexte des messages envoyés et reçus.

1. Accédez à la rubrique Communication.

2. Dans le menu, sélectionnez Messages.

3. Cliquez sur les éléments de travail souhaités afin de les développer. Vous disposez désormais de l’intégralité de la boîte de réception et des envois par discipline.

4. Les messages de la boîte de réception contiennent les propositions soumises.

   • Remarque : dans cet aperçu spécifique, vous pouvez consulter les messages individuels, mais vous ne pouvez pas télécharger directement les pièces jointes ; pour cela, utilisez la méthode 1 ou 3. 

3. Via un rapport (téléchargement groupé)

Si vous souhaitez télécharger simultanément les documents de l’ensemble des sous-traitants, utilisez la fonction de rapport.

1. Accédez à l'aperçu des communications.

2. Sélectionnez tous les sous-traitants dont vous souhaitez télécharger la proposition.

3. Cliquez sur Rapports dans la barre inférieure.

4. Sélectionnez l'option Télécharger les e-mails reçus.

5. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Messages avec pièces jointes

   • Pièces jointes uniquement

6. Cliquez sur Télécharger afin de générer un fichier regroupé. 

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je également consulter les documents d'une phase précédente du projet ? Réponse : Les aperçus décrits ci-dessus affichent par défaut les documents de la phase actuelle. Utilisez le bouton de changement de phase (Affichage) pour consulter les documents des phases précédentes.

Question : Pourquoi ne vois-je aucun document pour un spécialiste qui a pourtant répondu ? Réponse : Vérifiez si le spécialiste a bien joint les documents ou si le statut a simplement été mis à jour en « Proposition ». En cas de doute, vous pouvez consulter le message dans la boîte de réception.

Dépannage

• Symptôme : Le bouton « Télécharger » n'est pas actif.

  • Cause : Aucun document n’a été sélectionné dans la liste.

  • Solution : Cochez d'abord les cases correspondant aux documents que vous souhaitez télécharger.

• Symptôme : Vous ne parvenez pas à localiser la pièce jointe dans l'aperçu des messages (Méthode 2).

  • Cause : L'aperçu des messages est principalement destiné à la communication textuelle.

  • Solution : Utilisez la méthode 1 (Documents soumis) afin d'accéder directement aux fichiers.