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Comment puis-je générer un rapport sur mes sous-traitants, mes communications, mes documents, etc. ?

Dans cet article, vous apprendrez à générer différents rapports dans 12Build afin d'obtenir des informations sur les listes d'envoi, l'utilisation des documents, les propositions reçues et les certificats.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Génération de rapports : les étapes de base pour créer un rapport.

  • Types de rapports : un aperçu des options disponibles, telles que les listes d'envoi et l'utilisation des documents.

  • Enregistrer les paramètres : comment enregistrer vos paramètres préférés pour une utilisation future.

  • Téléchargements spécifiques : récupération d'e-mails, de propositions et de certificats.

Résumé

Vous générez des rapports en sélectionnant les sous-traitants dans l'aperçu des communications, puis en cliquant sur le bouton « Rapports ». Vous pouvez choisir parmi différents formats (Excel, CSV, PDF) pour les listes d'envoi, les aperçus de documents, les e-mails reçus et les certificats des sous-traitants.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux acheteurs et chefs de projet qui ont besoin d'un aperçu administratif ou d'une exportation de l'avancement et de la communication au sein d'un projet.

Générer des rapports

La génération d’un rapport s’effectue toujours à partir de la vue d’ensemble centrale de votre projet.

  1. Sélectionnez à gauche les sous-traitants que vous souhaitez inclure dans le rapport (1).

  2. Cliquez ensuite sur le bouton Rapports (2) situé dans la barre orange inférieure.

  3. Sélectionnez ensuite le type de rapport souhaité dans la liste.

  4. Astuce : si vous utilisez fréquemment un rapport spécifique, cliquez dans la fenêtre contextuelle sur « Définir la sélection comme standard » afin d’enregistrer vos paramètres.

Listes d'envoi et de documents

Ces listes vous permettent de savoir qui a été contacté et quels documents ces personnes ont reçus.

  • Liste d'envoi : sélectionnez « Imprimer la liste d'envoi » pour obtenir un aperçu complet de tous les sous-traitants sollicités. Vous pouvez y sélectionner vous-même les colonnes et choisir d'exporter le fichier au format Excel, CSV ou PDF.

  • Liste des documents : sélectionnez « Liste des documents par sous-traitant » ou « Documents par message par sous-traitant ».

    • Remarque : il s'agit d'un aperçu des documents qui ont effectivement été envoyés dans des messages, et non d'une copie de la liste actuelle dans l'onglet « Documents ».

Utilisation des documents et des e-mails reçus

Vérifiez l'activité des sous-traitants et téléchargez l'ensemble des communications reçues.

  • Matrice d'utilisation des documents : affiche un aperçu actualisé de ce que les sous-traitants ont téléchargé ou commandé.

  • Imprimer l'utilisation des messages/documents : utilisez cette option si vous souhaitez exporter l'utilisation des documents vers Excel.

  • E-mails reçus/propositions : sélectionnez « Télécharger les e-mails reçus » pour obtenir un aperçu complet de toutes les réponses numériques.

Certificats des sous-traitants

Au lieu de télécharger les certificats par Profil d'entreprise, vous pouvez le faire pour l'ensemble de la sélection en une seule fois.

  1. Sélectionnez l'option « Certificats des sous-traitants ».

  2. Sélectionnez dans le menu les types de certificats que vous souhaitez télécharger.

  3. Le système rassemble alors les certificats disponibles des sous-traitants sélectionnés au sein d’un unique téléchargement.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je générer un rapport sur tous les sous-traitants du projet en même temps ? Réponse : Oui, sélectionnez tous les sous-traitants dans la liste avant de cliquer sur le bouton « Rapports ».

Question : Dans quel format de fichier puis-je télécharger les rapports ? Réponse : Pour la plupart des rapports, vous pouvez choisir entre Excel, CSV ou PDF, selon que vous souhaitiez modifier les données ou simplement les imprimer/archiver.

Dépannage

  • Symptôme : Le bouton « Rapports » apparaît grisé ou inactif.

    • Cause : Vous n'avez pas encore sélectionné de sous-traitants dans la partie gauche de l'aperçu.

    • Solution : Cochez au moins un sous-traitant ; la barre orange contenant l'option « Rapporten » deviendra alors active.

  • Symptôme : Aucun document n'apparaît dans mon rapport de liste de documents.

    • Cause : la liste n'affiche que les documents joints à un message envoyé (tels que des demandes de proposition).

    • Solution : Vérifiez si des messages contenant des documents ont déjà été envoyés aux spécialistes sélectionnés.