Wie erstelle ich einen Bericht über meine Nachunternehmer, die Kommunikation, Dokumente usw.?

Was finden Sie in diesem Artikel?

Berichte erstellen: Die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Berichts.
Arten von Berichten: Eine Übersicht über die verfügbaren Optionen wie Versandlisten und Dokumentennutzung.
Einstellungen speichern: So speichern Sie Ihre bevorzugten Einstellungen für die zukünftige Verwendung.
Spezifische Downloads: Abrufen von E-Mails, Angeboten und Zertifikaten.

Zusammenfassung

Sie erstellen Berichte, indem Sie in der Kommunikationsübersicht „Nachunternehmer“ auswählen und auf die Schaltfläche „Berichte“ klicken. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Formaten (Excel, CSV, PDF) für Versandlisten, Dokumentenübersichten, eingegangene E-Mails und Zertifikate von Nachunternehmern.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Einkäufer und Projektleiter, die einen administrativen Überblick oder einen Export des Fortschritts und der Kommunikation innerhalb eines Projekts benötigen.

Berichte erstellen

Die Erstellung eines Berichts beginnt immer in der zentralen Übersicht Ihres Projekts.

Wählen Sie auf der linken Seite die Nachunternehmer aus, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten (1).
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Berichte“ (2) in der unteren orangefarbenen Leiste.
Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Berichtsform aus.
Tipp: Verwenden Sie einen bestimmten Bericht häufig? Klicken Sie dann im Popup-Fenster auf „Auswahl als Standard festlegen“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Versand- und Dokumentenlisten

Diese Listen geben Aufschluss darüber, wen Sie kontaktiert haben und welche Dokumente diese Personen erhalten haben.

Versandliste: Wählen Sie „Versandliste drucken“, um eine Gesamtübersicht aller angefragten Nachunternehmer zu erhalten. Hier können Sie die Spalten selbst auswählen und einen Export in Excel, CSV oder PDF vornehmen.
Dokumentenliste: Wählen Sie „Dokumentenliste pro Nachunternehmer“ oder „Dokumente pro Nachricht pro Nachunternehmer“.
- Bitte beachten Sie: Dies ist eine Übersicht über die Dokumente, die tatsächlich in Nachrichten versendet wurden, und keine Kopie der aktuellen Liste auf der Registerkarte „Dokumente“.

Dokumentennutzung und eingegangene E-Mails

Überprüfen Sie die Aktivitäten der Nachunternehmer und laden Sie die gesamte eingegangene Kommunikation herunter.

Matrix zur Dokumentennutzung: Zeigt eine aktuelle Übersicht darüber, was Nachunternehmer heruntergeladen oder bestellt haben.
Nachrichten/Dokumentennutzung drucken: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Dokumentennutzung nach Excel exportieren möchten.
Eingegangene E-Mails/Angebote: Wählen Sie „Eingegangene E-Mails herunterladen“, um eine vollständige Übersicht über alle digitalen Antworten zu erhalten.

Zertifikate der Nachunternehmer

Anstatt Zertifikate pro Unternehmensprofil herunterzuladen, können Sie dies für die gesamte Auswahl auf einmal vornehmen.

Wählen Sie die Option „Zertifikate der Nachunternehmer“.
Wählen Sie im Menü aus, welche Arten von Zertifikaten Sie herunterladen möchten.
Das System fasst die verfügbaren Zertifikate der ausgewählten Nachunternehmer in einem Download zusammen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich einen Bericht über alle Nachunternehmer im Projekt gleichzeitig erstellen? Antwort: Ja, wählen Sie dazu alle Nachunternehmer in der Liste aus, bevor Sie auf die Schaltfläche „Berichte“ klicken.

Frage: In welchem Dateiformat kann ich die Berichte herunterladen? Antwort: Bei den meisten Berichten können Sie zwischen Excel, CSV oder PDF wählen, je nachdem, ob Sie die Daten weiterbearbeiten oder nur ausdrucken/archivieren möchten.

Fehlerbehebung

Symptom: Die Schaltfläche „Berichte“ ist ausgegraut oder nicht anklickbar.
- Ursache: Sie haben auf der linken Seite der Übersicht noch keine Nachunternehmer ausgewählt.
- Lösung: Markieren Sie mindestens einen Nachunternehmer; die orangefarbene Leiste mit der Berichtsoption wird dann aktiv.
Symptom: In meinem Dokumentenlistenbericht werden keine Dokumente angezeigt.
- Ursache: Die Liste zeigt nur Dokumente an, die als Anhang an eine gesendete Nachricht (z. B. eine Angebotsanfrage) angehängt wurden.
- Lösung: Vergewissern Sie sich, ob bereits Nachrichten mit Dokumenten an die ausgewählten Spezialisten gesendet wurden.