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Comment publier un projet (ou des éléments de projet) ?

Dans cet article, vous découvrirez comment publier les éléments de travail d'un projet en cinq étapes, comment travailler avec des versions préliminaires et comment apporter des modifications aux publications existantes.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Sélection des éléments de travail : comment choisir les éléments appropriés pour votre publication.

  • Paramètres de partage des informations : Déterminer quels détails du projet sont visibles pour les destinataires.

  • Configuration des paramètres de publication : définir les délais, les certificats et les limites de participants.

  • Ajout de documents : joindre des fichiers à votre publication.

  • Prévisualisation et publication : Vérifier votre travail et le mettre définitivement en ligne.

  • Publier une version brouillon : publier un brouillon précédemment enregistré.

  • Apporter des modifications à une publication : procédure de mise à jour d’une publication en ligne ou d’un brouillon.

Résumé

Afin de recevoir des propositions de sous-traitants, publiez vos éléments de travail au moyen d’un processus en cinq étapes au cours duquel vous gérez les informations, les paramètres et les documents. Vous pouvez mettre les publications en ligne immédiatement, les enregistrer en brouillon ou les modifier ultérieurement via le tableau de bord du projet et le menu Communication.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux entreprises générales qui souhaitent lancer des appels d'offres sur le marché. Avant de pouvoir publier, le projet doit être configuré avec un ou plusieurs codes de classification. Sans ce code, la publication n'est pas possible.

Sélection des éléments de travail

La première étape consiste à déterminer les éléments de votre projet que vous souhaitez rendre publics pour les appels d'offres.

  1. Accédez au tableau de bord du projet (1).

  2. Cliquez sur la case bleue pour lancer la publication (2). 

  3. Dans l'aperçu, sélectionnez les éléments de travail (1) que vous souhaitez publier.

  4. Cliquez sur Suivant (2).

Paramètres des informations partagées

Au cours de cette étape, vous déterminez quelles informations spécifiques du projet seront visibles dans la publication.

  1. Cochez les informations que vous souhaitez partager (1).

  2. Cliquez sur Suivant (2).

Configuration des paramètres de publication

Vous y trouverez les préparatifs relatifs aux conditions préalables de votre demande, telles que la date limite et les exigences pour les sous-traitants.

  1. Dans « Infos de publication » (1), saisissez un titre et une description.

  2. Vérifiez la date limite de publication (2) ; celle-ci correspond par défaut à la date limite pour les propositions définie dans les paramètres de votre projet, mais vous pouvez l'adapter si nécessaire.

  3. Sous « Le sous-traitant doit obtenir une autorisation » (3), précisez si les parties doivent solliciter une autorisation avant de soumettre une proposition.

  4. Sous « Certificats requis » (4), indiquez les documents dont le sous-traitant doit disposer.

  5. Sous « Nombre maximum de places disponibles » (5), fixez une limite pour le nombre de réponses.

  6. Sous « Publier les éléments de travail vers » (6), sélectionnez le groupe cible (fonctionnalité disponible pour les utilisateurs Enterprise : marché complet, parties connues ou favoris).

  7. Cliquez sur Suivant (7). 

Ajout de documents

Veuillez vous assurer que les pièces jointes et les fichiers appropriés sont ajoutés à la publication.

  1. Sélectionnez les documents en cochant la case (1).

  2. Utilisez éventuellement les présélections (2) afin de sélectionner rapidement des groupes de documents.

  3. Utilisez la barre de recherche (3) pour trouver des fichiers spécifiques.

  4. Remarque : si aucun document n’est sélectionné, un triangle avec un point d’exclamation (4) s’affiche afin de vous en informer.

  5. Cliquez ensuite sur Suivant (5). 

Prévisualiser et publier

Avant la mise en ligne de la publication, vous pouvez vérifier son apparence pour les sous-traitants.

  1. Affichez l'aperçu de votre publication (1).

  2. Utilisez les boutons Précédent (2) et Suivant (3) pour passer d’un élément de travail à l’autre si vous en publiez plusieurs simultanément.

  3. Cliquez sur Publier (5) afin de mettre immédiatement la demande en ligne.

  4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon (4) si vous souhaitez terminer la publication ultérieurement. [Image : Aperçu de la publication avec les boutons de publication et d'enregistrement en brouillon]

Publier la version brouillon

Si vous avez précédemment enregistré une publication en tant que brouillon, vous pouvez toujours l'activer.

  1. Dans le menu, sélectionnez Communication (1).

  2. Cliquez sur Publications (2).

  3. Recherchez la publication concernée et modifiez son statut de « Brouillon » à « Publié » (3).

  4. Confirmez la modification afin de mettre la publication en ligne.

Apporter des modifications à une publication

Vous pouvez modifier aussi bien les brouillons que les éléments de travail déjà publiés.

  1. Accédez à Communication (1), puis à Publications (2).

  2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (3) à côté de la publication à modifier. 

  3. Suivez les quatre étapes (1) afin d'apporter les modifications souhaitées.

  4. Si nécessaire, prévisualisez (2) les modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer afin de valider définitivement les modifications. 

Supprimer une publication une fois terminée

Une fois la publication finalisée, suivez les étapes ci-dessous pour la supprimer :

  1. Accédez au projet.

  2. Accédez à Communication, puis à Publications.

  3. Cliquez sur la case verte Publié située à droite et modifiez le statut en Terminé. 

  4. Cochez la case correspondant à la publication concernée.

  5. Cliquez sur le bouton en bas à droite pour supprimer la publication.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je modifier la date limite d'une publication après sa mise en ligne ? Réponse : Oui, vous pouvez cliquer sur l'icône en forme de roue dentée dans Communication > Publications afin de modifier les paramètres, y compris la date limite, puis les enregistrer à nouveau.

Question : Pourquoi ne puis-je pas publier mon projet ? Réponse : Vérifiez qu'un système de codification est bien associé à votre projet. C'est une condition sine qua non pour pouvoir publier dans 12Build.

Question : Que voient les sous-traitants lorsque je choisis « Enregistrer la version préliminaire » ? Réponse : Rien. Une version préliminaire n'est visible que par vous et vos collègues au sein de 12Build. Ce n'est qu'après avoir changé le statut en « Publié » que les informations sont visibles pour le marché.

Résolution de problèmes

  • Symptôme : L'avertissement « 0 fichier sélectionné » persiste.

    • Cause : Aucun document n’a été coché à l’étape 4 du processus de publication.

    • Solution : Cochez les documents souhaités ou utilisez une présélection avant de cliquer sur Suivant.

  • Symptôme : Il n’est pas possible de sélectionner un groupe cible spécifique (tels que uniquement les favoris) à l’étape 3.

    • Cause : Vous ne disposez probablement pas d'un abonnement Enterprise.

    • Solution : Contactez 12Build afin de connaître les possibilités d’une licence Enterprise ou publiez les éléments de travail sur le marché standard disponible.