Que trouverez-vous dans cet article ?
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Ouvrir les paramètres des tâches : comment accéder au menu des paramètres.
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Gérer les documents et les descriptions : ajouter des fichiers et des textes destinés aux sous-traitants.
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Contacts et planification : comment associer des collègues et définir le calendrier par élément de travail.
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Informations internes : enregistrement de données visibles uniquement par votre organisation.
Résumé
La gestion d’un élément de travail s’effectue via l’icône en forme de roue dentée dans l’aperçu des communications. Vous pouvez y télécharger des documents, ajouter des descriptions externes et internes, désigner des contacts et établir un planning spécifique par élément de travail. Si cette option est activée, ces informations sont directement jointes à la demande de proposition.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux utilisateurs qui configurent des projets dans 12Build. Vous devez disposer d'un projet actif avec des éléments de travail créés pour pouvoir modifier ces paramètres.
Ouvrir les paramètres des éléments de travail
Tous les détails spécifiques d'un élément de travail sont gérés à un seul endroit central.
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Accédez à l'aperçu des communications de votre projet.
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Recherchez l'élément de travail souhaité.
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Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée.
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Remarque : une roue dentée bleue signifie qu'aucun paramètre n'a encore été ajouté ; une roue dentée verte indique que des paramètres ont déjà été définis.
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Gérer les documents et les descriptions
Dans les paramètres, vous pouvez déterminer quels fichiers et textes le sous-traitant pourra consulter.
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Cliquez sur l'onglet Documents (1). Vous y verrez les documents éventuellement extraits du cahier des charges.
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Pour ajouter des fichiers supplémentaires destinés uniquement à cet élément de travail, cliquez dans la zone de téléchargement ou faites glisser les fichiers vers cette zone (2).
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Accédez à l'onglet Description externe pour ajouter du texte qui figurera dans la demande de proposition. Vous pouvez ici ajouter, modifier, supprimer ou reprendre une description d'un autre élément de travail.
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Utilisez l'onglet Description interne pour les informations destinées uniquement à vos collègues. Ce texte n'est jamais visible par les sous-traitants.
Interlocuteurs et planning
Pour chaque élément de travail, vous pouvez attribuer des responsabilités et des délais spécifiques.
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Sélectionnez l'onglet « Interlocuteurs » (1).
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Utilisez la fonction de recherche pour trouver un collègue (2).
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Cliquez sur Ajouter (3) afin d'associer le collègue à l'élément de travail.
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Cochez l'option CC (4) si ce contact doit également recevoir l'ensemble des réponses des sous-traitants.
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Accédez à l'onglet « Planification » afin d'indiquer les dates spécifiques à cet élément de travail. Ce planning sera affiché dans la demande de proposition.
Foire aux questions (FAQ)
Question : Puis-je réutiliser une description externe provenant d'un autre projet ? Réponse : Dans les paramètres de l'élément de travail, vous pouvez reprendre une description externe provenant d'un autre élément de travail du même projet.
Question : Où les documents téléchargés sont-ils affichés pour le sous-traitant ? Réponse : Les documents liés ainsi que les documents des éléments de travail individuels apparaissent au milieu du texte de la demande de proposition.
Résolution des problèmes
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Symptôme : Mon collègue ne reçoit pas les e-mails du sous-traitant.
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Cause : Le collègue a bien été ajouté comme contact, mais la fonction CC n'est pas activée.
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Solution : Accédez à l'onglet « Contacts » et cochez la case située dans la colonne « CC » pour le collègue concerné.
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Symptôme : Aucun document n'apparaît dans l'onglet Documents.
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Cause : Aucun dossier n’a encore été associé ou le cahier des charges n’a pas encore été divisé pour cet élément de travail.
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Solution : Téléchargez manuellement les fichiers via l'onglet Documents ou vérifiez le lien avec le dossier de documents du projet.
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