KLEUSBERG

Vorher und nachher

Regional in Wissen verwurzelt, entschied sich die Rheinländerin 2009 für eine Ausbildung in dem mittelständischen Unternehmen. Der Rest ist Geschichte: 2012 wechselte sie in den Projekteinkauf und hat bis heute Spaß an der Abwechslung in ihrem Job. In der Unterzahl fühle sie sich damals wie heute nicht.

Das Traditionsunternehmen handelt nicht nur in Sachen Gleichstellung fortschrittlich - auch Prozessoptimierung wird ernst genommen. Daher kommt seit 2017 bei einem Großteil der Angebotsanfragen, die seitens des Projekteinkaufs bei KLEUSBERG versendet werden, 12Build zum Einsatz. Gemeinsam ziehen wir den Vorher-Nachher-Vergleich und richten unseren Blick in die Zukunft.

Eine Vielzahl von E-Mails in vollen Postfächern

Dank ihrer jahrelangen Erfahrung erinnert sich Julia Wiechoczek gut, aber nicht gerne an die Prozesse vor 12Build: ,,Vor 12Build haben wir eine E-Mail verfasst, und diese einzeln an die Nachunternehmen rausgeschickt. Wenn dementsprechend 30 Nachunternehmen angefragt wurden, mussten auch 30 E- Mails versendet werden.” Die Postfächer quollen aufgrund der Nachrichtenflut über. Hinzu kam die unübersichtliche Menge der projektbezogenen Daten.

Änderungen im Leistungsverzeichnis waren mit doppeltem Aufwand verbunden ,,Dann ging das große Suchen los. Man hat geschaut, wer welche Version hat und dann an jeden einzelnen E-Mails losgetreten”, erinnert sich die Einkäuferin.

Unterm Strich - und ohne die digitale Unterstützung eines geeigneten Software Tools - war das Anfragen der passenden Nachunternehmen ein richtiger Zeitfresser: ,,Das Heraussuchen der passenden Kontakte, das Verfassen der einzelnen Nachrichten, das Hochladen aller relevanten Dokumente und Anhängen an die richtige E-Mail hat uns vorher 1-2 Stunden, bei komplizierten Projekten bis zu einem halben Tag gekostet.”

Halber Zeitaufwand bei doppeltem Überblick

Mit der Umstellung zu 12Build wurde alles deutlich einfacher. Statt 30 vereinzelter E-Mails reichen nun wenige Klicks:,,Man lädt die Unterlagen nur einmal hoch, sucht dann die passenden Nachunternehmer und verfasst einmalig das Anschreiben - mit einem Klick sind dann alle Nachunternehmen angefragt.”

Auch Änderungen im Leistungsverzeichnis sind nun schnell und gezielt kommuniziert: ,,Heute laden wir die neuen Dateien mit dem Angebot in 12Build hoch. Über die Ausschreibungsplattform können wir die Aktualisierung ausschließlich an die Nachunternehmen schicken, die bereits ein Angebot ab- oder zumindest ihre Kalkulationsbereitschaft angegeben haben. Genau wie bei der Anfrage selbst ist mit einem Knopfdruck dann alles erledigt.

In dem Fall ist auch für alle transparent, dass etwas aktualisiert wurde.” Eine transparente und eindeutige Kommunikation mit Nachunternehmen verhindert Missverständnisse, Unstimmigkeiten und sogar Zwist mit Projektbeteiligten.

Und welche Zeitersparnis kommt unterm Strich dabei zusammen?

,,Jetzt schließen wir unkomplizierte Standardanfragen in einer Viertelstunde ab und benötigen auch für komplizierte Anfragen nicht länger als eine halbe Stunde, maximal Stunde. Die Zeitersparnis ist schon enorm.”

Wenn ein Prozess schneller, einfacher und klarer wird, kann die gesparte Zeit in strategische Überlegungen und Projektqualität gesteckt werden. KLEUSBERG zum Beispiel nutzt den schnelleren und einfacheren Prozess clever für den Ausbau des eigenen Netzwerks.

Strategischer Ausbau der Lieferantenkreise

Wie alle Unternehmen in der Bauindustrie, ist auch für KLEUSBERG ein bewährtes Netzwerk an Nachunternehmen und Lieferanten der Grundstein des Erfolgs. Um jedoch weiterhin flexibel auf Situationen reagieren zu können, lohnt es sich, neue Kontakte zu unbekannten Nachunternehmen und Lieferanten zu knüpfen.

,,Alle der bekannten Nachunternehmen waren zu 90% angelegt und in 12Build zu finden. Wir suchen allerdings auch bewusst nach neuen Nachunternehmen für Projekte”, bestätigt die Einkäuferin.

Deshalb schätzt Frau Wiechoczek die Filterfunktion unserer Plattform: Mit der Eingabe eines Schlagworts oder einer Spezialisierung, werden sofort die passenden Nachunternehmer angezeigt.

Besonders die gleichzeitige Einstellung unterschiedlicher Kriterien beschleunigt die Suche: ,,Ich kann zeitgleich Kriterien angeben, aber auch flexibel damit hantieren, indem ich beispielsweise den Filter nach der Entfernung zum Bauvorhaben ändere, um mehr Treffer zu generieren”, erläutert Wiechoczek.

Klare Kommunikation unter Kolleg*Innen

Nicht nur die Kommunikation mit den Nachunternehmer, auch interne
Zusammenarbeit lässt sich mit 12Build optimieren. Projektleiter können sich jederzeit einen Überblick verschaffen. Teams können Projekte besser untereinander koordinieren.

,,Intern hilft es uns sehr, sehen zu können, wer gerade welche Aufgaben bearbeitet. Wenn zum Beispiel ein*e Kolleg*In aus dem Einkauf unverhofft ausfällt, können wir auf einen Blick nachvollziehen, welche Anfragen verschickt wurden, herausfinden, was noch zu tun ist und entscheiden, wie wir die Arbeit umverteilen”, erläutert die Einkaufsexpertin.

Gerade jetzt profitiert KLEUSBERG davon, auch intern asynchron, digital und transparent kommunizieren zu können: Bei Einbruch der Krise sei die Umstellung auf Home Office laut Julia Wiechoczek nicht schwer gefallen und der Arbeitsalltag konnte dank digitaler Systeme nahtlos zu Hause weitergeführt werden.

Digitalisierung für schnelle Kurskorrekturen im “neuen Normal”

Die Bauindustrie ist auf steten Wandel ausgelegt. Wirft die aktuelle Krise unvorhergesehene Paradigmenwechsel auf? Laut Julia Wiechoczek konnte KLEUSBERG dank gut digitalisierter Prozesse schnell auf den Ausbruch der Krise reagieren, die Arbeit der Mitarbeitenden unverzüglich nach Hause verlagen und das Daily Business fast nahtlos weiterverfolgen.

Vielleicht blickt die Einkäuferin gerade deshalb optimistisch in die Zukunft der Traditionsindustrie: ,,Ich denke, es wird gewisse Standards geben, die abgedeckt werden müssen. Außerdem wird sich auch der Fokus von Großraumbüros (Vermutung, dass es diese zukünftig weniger geben wird) wegbewegen. Im Moment sind Schulen und Kindergärten stark im Kommen, was Bauvorhaben angeht. Vorhin hatte ich eine Kollegin am Telefon, deren Kunde erst ein Großraumbüro in Auftrag geben wollte, aber sich dann letzen Endes aber doch für räumliche Abtrennungen entschied. Man weiß momentan einfach nicht, was kommt.”

Was die Zukunft auch bringen mag - einer Sache sind wir uns ganz sicher: Gute Kommunikation, transparentes Datenmanagement und reibungslos funktionierende Prozesse sind immer gefragt. Nur mit sinnvoller Digitalisierung kann man das “neue Normal” bestreiten, schnell genug auf Unvorhergesehenes reagieren und nötige Kurskorrekturen vornehmen.

Julia Wiechoczek

Einkäuferin at KLEUSBERG