Arbeiten Sie mit den richtigen Informationen?

Wir stellen Ihnen vier praktische Schritte vor, um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effizienter zu gestalten ‒ damit Sie immer mit aktuellen Informationen arbeiten und die Fehlerquote minimieren können.

Wie Sie diese Tipps auf Ihre Projekte anwenden können? Das erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Aktuelle Informationen jederzeit für alle

Fehler aufgrund veralteter Informationen ‒ das haben Sie als Generalunternehmer hoffentlich noch nicht so häufig erlebt. Und doch kommt es in der Baubranche täglich vor. Veraltete Pläne oder nicht mitgeteilte Änderungen führen oft zu unnötigen Kosten, Verzögerungen und Frustration. Besonders bei komplexen Bauprojekten ist es schwierig, alle Beteiligten über Änderungen von Plänen, Zeitvorgaben und spezifischen Details auf dem Laufenden zu halten.

Als Generaluternehmer ist es Ihre Aufgabe, wichtige Informationen Informationen zeitnah an die involvierten Parteien wie Nachunternehmer, Lieferen und Architekten weiterzugeben. Eine E-Mail an alle Beteiligten zu schicken, reicht meist nicht. Denn nicht jede Änderung ist für alle relevant, was dazu führt, dass E-Mails nicht oder nur halb gelesen werden. Außerdem sind die benötigten Dateien oft zu groß und lassen sich kaum per E-Mail versenden. Das erschwert die Verwaltung und den  Austausch aktueller Informationen.

Je größer ein Bauunternehmen ist, desto größer ist die Distanz zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams. Das erhöht das Risiko von Fehlkommunikation. Ohne ein gutes System entsteht Chaos und es kommt zu Fehlern, die eigentlich leicht vermeidbar gewesen wären.

Dokumentenverwaltung an einem zentralen Ort

Eine zentral verwaltete Dokumentenübersicht kann viele Probleme lösen. Wenn Baupläne, Projektpläne und sämtliche Kommunikation an einem Ort aufbewahrt werden, haben alle jederzeit Zugriff auf den neuesten Stand. Und das gilt nicht nur für Ihre Kollegen, sondern auch für Nachunternehmer und Architekten.

Aber eine zentrale Übersicht ist nur die halbe Miete. In der Praxis werden Pläne immer noch ausgedruckt oder lokal auf Festplatten gespeichert. Wieder ein Punkt, an dem Fehler und Missverständnisse entstehen können. Einen zentralen Ort für die Informationen einzurichten, ist ein guter Anfang. Mindestens genauso wichtig ist, dass Änderungen kommuniziert werden.

Schritt 1:

Professionalisierung - unmissverständliche Vereinbarungen und klare Prozesse

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es wichtig, dass die Grundlagen stimmen. Professionalisierung beginnt, wenn Vereinbarungen getroffen und klare Prozesse etabliert werden. Sorgen Sie dafür, dass alle am Bauprojekt Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird und wie Informationen weitergegeben werden. 

Eine reibungslose Zusammenarbeit erfordert festgelegte Verfahren, und Entscheidungen müssen vor der Weitergabe bestätigt werden. Legen Sie in einer klaren Struktur fest, wer für die Versionskontrolle und die Aktualisierung von Dokumenten zuständig ist.

Vermeiden Sie die üblichen Probleme, die bei solch einer Zusammenarbeit auftreten können. Laut einer Umfrage des Construction Dive liegen die Herausforderungen dabei oft in Fehlkommunikation, nicht eindeutig definierten Zuständigkeiten und mangelndem Vertrauen zwischen den Teams. Mit klaren Vereinbarungen verhindern Sie, dass die Beteiligten ihre eigenen Arbeitsmethoden beibehalten, und sorgen für mehr Effizienz und weniger Fehler.

Schritt 2:

Digitalisierung - Nutzung von Online-Tools für die Dokumentenverwaltung

Auch vor der Baubranche macht der digitale Wandel nicht halt. Wo früher Papierpläne und physische Zeichnungen üblich waren, geht man heute zunehmend zu digitalen Lösungen über. Tools wie Excel und WeTransfer bieten eine Grundlage, gehen aber nicht weit genug. Der nächste Schritt ist eine Projektmanagement-Software, auf der Änderungen in Echtzeit abgebildet werden.

Mit einer cloudbasierten Plattform können Sie Dokumente jederzeit und für alle Beteiligten zentral zur Verfügung stellen. Ob Baupläne, Projektdetails oder Kommunikation, alles ist über eine einzige digitale Umgebung zugänglich. Das ist nicht nur komfortabel, sondern schafft auch Sicherheit: Alle arbeiten mit denselben aktuellen Informationen, unabhängig vom Standort oder Gerät.

Mit diesem digitalen Ansatz werden Informationen nicht nur zuverlässiger, sondern auch viel leichter verfügbar. Und Sie vermeiden Fehler, die bei einer manuellen Verwaltung entstehen, und behalten den Überblick über das Projekt.

Schritt 3:

Versionsverwaltung - immer mit den neuesten Informationen arbeiten

Bei einem Bauprojekt ändern sich die Pläne häufig. Ohne eine vernünftige Versionsverwaltung besteht die Gefahr, dass die Beteiligten mit veralteten Informationen arbeiten. Und das führt zu Fehlern, Verzögerungen und unnötigen Kosten.

Mit einem effektiven System zur Versionskontrolle ist immer klar, welche Version gültig ist. Ein Änderungsprotokoll stellt sicher, dass Sie wissen, wer was warum geändert hat. Doch das allein reicht nicht: Sie müssen auch verhindern, dass Benutzer alte Versionen lokal aufbewahren. 

Genau damit haben viele Unternehmen in der Branche Schwierigkeiten, wie eine Untersuchung des Software-Anbieters M-Files gezeigt hat. So gaben beispielsweise 67 % der Mitarbeiter an, dass Dokumente aufgrund verwirrender Dateinamen oder schlechter Kategorisierung schwer zu finden sind. 68 % haben Probleme damit, die neueste Version eines Dokuments zu finden.

Deshalb sollten Sie immer von einer zentralen Plattform aus arbeiten, auf der automatisch die neueste Fassung zur Verfügung steht. Das Versionsmanagement sorgt dafür, dass alle Ihre Bauprojekte strukturiert und ohne Missverständnisse ablaufen.

Schritt 4:

Mitteilungen und Benachrichtigungen - zielgerichtete Kommunikation

Zielgerichtete Kommunikation ist wichtig, um relevante Informationen zeitnah weiterzugeben. Allerdings gehen in der Praxis viele wichtige Informationen in einer Flut von E-Mails und Mitteilungen unter. Wenn alle alles bekommen, kann der oder die Einzelne kaum unterscheiden, welche Aktualisierungen wirklich relevant sind. Es kommt zu Missverständnissen, wichtige Änderungen werden übersehen, und das führt zu Verzögerungen und Fehlern, die sich hätten vermeiden lassen.

Eine leistungsstarke Plattform bietet die Möglichkeit, Benachrichtigungen an die richtigen Personen zu senden, je nach deren Rolle im Projekt. Auf diese Weise erhalten nur diejenigen, die handeln müssen, die für sie relevanten Informationen. In so einem System würden die Nachunternehmer nur die Aktualisierungen bekommen, die ihre Aufgaben betreffen, während der Projektleiter einen umfassenderen Überblick erhält. Ein zielgerichteter Ansatz sorgt für eine klare Kommunikation, und alle Beteiligten haben die gleichen Erwartungen.

Mit intelligenten Benachrichtigungen und eindeutigen Mitteilungen stellen Sie sicher, dass alle Benutzer sofort Zugang zu den Informationen haben, die sie brauchen, ohne mit einer Informationsflut überfordert zu werden. Das fördert die Zusammenarbeit und verhindert, dass jemand Aktualisierungen verpasst.

Erste Schritte mit der Beschaffungsplattform für die Bauindustrie

Sie möchten Probleme durch Fehlinformationen vermeiden und in Ihrem Unternehmen effizienter zusammenarbeiten? Eine Beschaffungsplattform hilft Ihnen, das Dokumentenmanagement und die Kommunikation zu optimieren. Mit einem solchen System können Sie auf einfache Weise Pläne verwalten, die Versionskontrolle im Auge behalten und zielgerichtete Benachrichtigungen an die richtigen Personen senden.

12Build hat eine solche Beschaffungsplattform speziell für die Bauindustrie entwickelt. Unsere enge Anbindung an Tools wie Dalux und Sharepoint sorgt dafür, dass Informationen und Mitteilungen immer dort landen, wo sie benötigt werden.