Overslaan naar inhoud
Nederlands
Neem contact met ons op
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

12Build Integraties - SharePoint V2

Koppel SharePoint aan 12Build om documenten direct te importeren, metadata te synchroniseren en bestanden eenvoudig up-to-date te houden binnen je projecten.

Wat vind je in dit artikel?

  • Samenvatting: Een kort overzicht van de SharePoint V2-integratie.

  • Voorwaarden en doelgroep: Wie de integratie kan beheren en wat er nodig is.

  • De SharePoint-integratie inschakelen: Twee methoden om de koppeling te activeren.

  • Aangepaste SharePoint-metadata toevoegen: Het koppelen van extra informatie aan 12Build-kolommen.

  • Documenten importeren vanuit SharePoint: Stappen om bestanden over te zetten naar 12Build.

  • Documenten up-to-date houden: Hoe je de synchronisatiefunctie gebruikt.

  • Gekoppelde mappen en/of bestanden beheren: Het beheren van de actieve synchronisatiekoppelingen.

Samenvatting

Met de SharePoint V2-integratie synchroniseer je documenten en mappen vanuit SharePoint-projectsites rechtstreeks naar 12Build. Je kunt specifieke metadata koppelen en met de synchronisatiefunctie zorgen dat je altijd over de laatste versies van je documenten beschikt.

Voorwaarden en doelgroep

Deze integratie is bedoeld voor hoofdaannemers die SharePoint gebruiken als documentbeheersysteem.

  • Rechten: Alleen (sub)admins in 12Build kunnen de integratie activeren.

  • Organisatie-instellingen: Voor het toevoegen van aangepaste metadata heb je toegang nodig tot de organisatiebrede instellingen.

De SharePoint-integratie inschakelen

Er zijn twee manieren om de koppeling te activeren.

Eerste manier: Via afdelingsinstellingen

  1. Navigeer naar de instellingen van je bedrijfsafdeling.

  2. Ga naar het tabblad Integraties.

  3. Gebruik de SharePoint-schakelaar om de integratie in te schakelen. 

Tweede manier: Via het project

  1. Ga binnen een project naar de documentenpagina.

  2. Klik op Uploaden om naar het uploadscherm te gaan.

  3. Klik op de SharePoint-tegel.

  4. Klik op de knop SharePoint inschakelen. Je wordt nu doorgeleid naar het tabblad Integraties waar je de schakelaar kunt omzetten.

Aangepaste SharePoint-metadata toevoegen

Naast standaardinformatie (zoals versiedatum en versie) kun je extra SharePoint-metadata koppelen aan kolommen in 12Build.

  1. Navigeer naar de organisatiebrede instellingen.

  2. Ga naar het tabblad Instellingen van de organisatie.

  3. Ga naar het SharePoint-koppelingsgedeelte.

  4. Selecteer de gewenste 12Build-kolom en koppel deze aan de bijbehorende interne SharePoint-naam.

    • Tip: Gebruik de link onder het invoerveld om de interne namen op te zoeken in de SharePoint-kennisbank.


 

Documenten importeren vanuit SharePoint

Zodra de integratie aan staat, kun je bestanden ophalen uit je SharePoint-sites.

  1. Ga naar de documentenpagina van je project en open het uploadscherm.

  2. Klik op de SharePoint-tegel en kies Toegang verlenen.

  3. Klik op Site selecteren en kies de gewenste SharePoint-projectsite.

  4. Gebruik het pin-pictogram om de site aan je 12Build-project te koppelen.

  5. Selecteer de mappen en/of bestanden met de selectievakjes en klik op Volgende.

  6. Kies de doelmap in 12Build (bestaand of nieuw).

  7. Klik op Documenten importeren. 

Documenten up-to-date houden

Houd geïmporteerde documenten actueel zonder ze opnieuw handmatig te uploaden.

  1. Ga naar de documentenpagina en klik op Bestanden synchroniseren.

  2. Het systeem controleert op updates. Worden er geen updates gevonden? Klik dan op Terug naar Documenten.

  3. Worden er wel nieuwe versies gevonden? Selecteer de mappen of bestanden die je wilt bijwerken.

  4. Klik op Documenten importeren om de synchronisatie te starten. 

Gekoppelde mappen en/of bestanden beheren

Je kunt per bestand of map bepalen of deze moet worden meegenomen in de synchronisatie.

  1. Ga naar de documentenpagina.

  2. Klik op het SharePoint-koppelingspictogram naast een specifiek bestand of map.

  3. Schakel de koppeling hiermee naar wens in of uit.

    Belangrijk: Als de koppeling is uitgeschakeld, worden updates voor dat specifieke item niet meer gecontroleerd bij het synchroniseren.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom zie ik de knop 'Bestanden synchroniseren' niet? Antwoord: Deze knop verschijnt pas in de documentenpagina zodra er minimaal één document succesvol is geïmporteerd via een actieve integratie zoals SharePoint.

Vraag: Kan ik direct vanuit 12Build de bron in SharePoint bekijken? Antwoord: Ja, je kunt het doorverwijspictogram gebruiken bij de site-selectie of bij de documenten om direct de oorspronkelijke locatie in SharePoint te openen.

Probleemoplossing

  • Symptoom -> Ik kan de metadata niet aanpassen.

    • Oorzaak -> Je beschikt waarschijnlijk niet over de juiste rechten voor organisatiebrede instellingen.

    • Oplossing -> Vraag een beheerder met toegang tot de algemene organisatie-instellingen om de metadata-koppeling in te stellen.

  • Symptoom -> Updates in SharePoint worden niet getoond in 12Build.

    • Oorzaak -> De koppeling voor dat bestand of de map is mogelijk handmatig uitgeschakeld.

    • Oplossing -> Controleer op de documentenpagina of het SharePoint-koppelingspictogram naast het item is ingeschakeld.