Overslaan naar inhoud
Nederlands
Neem contact met ons op
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Offertes analyseren en vergelijken met AI

Met de AI-functionaliteit in 12Build analyseer en vergelijk je razendsnel binnengekomen offertes. Dit bespaart tijd bij het beoordelen van documenten en helpt je om snel de belangrijkste verschillen tussen aanbieders inzichtelijk te maken.

Wat vind je in dit artikel?

  • Voorwaarden en doelgroep: Voor wie is deze functie bedoeld en waar moeten documenten aan voldoen?
  • AI-analyse starten: Hoe je een automatische analyse van een enkel offertedocument activeert.
  • Werken met de analyse-resultaten: Uitleg over het bekijken van resultaten, feedback geven en bronvermelding.
  • Offertes vergelijken: Hoe je meerdere offertes naast elkaar zet en een vergelijking downloadt.

Samenvatting

Je start een AI-analyse door een offertedocument (PDF) te openen vanuit de Inbox, Berichten of Ingediende documenten. Het systeem genereert automatisch een overzicht dat je kunt inzien, controleren op bronnen en kunt exporteren naar Excel. Voor een vergelijking voeg je via de vergelijkingstool meerdere offertes samen om de verschillen direct zichtbaar te maken.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor inkopers en werkvoorbereiders die gebruikmaken van de AI-module in 12Build. Om een succesvolle analyse uit te voeren, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • Het document moet het bestandstype Offerte hebben.
  • Het bestand moet een PDF-formaat hebben.
  • Het bestand mag geen scan (afbeelding) zijn.

AI-analyse starten

Je kunt de AI-analyse op verschillende plekken binnen het platform activeren door op een offertedocument te klikken.

  1. Navigeer naar een van de volgende locaties:
    • Communicatie -> Inbox
    • Communicatie -> Berichten
    • Zoeken -> Berichten
    • Documenten -> Ingediende documenten
  2. Klik op het gewenste offertedocument.
  3. De Document Viewer opent automatisch.
  4. Het systeem start direct met het maken van de AI-analyse. Je ziet een indicator die de voortgang aangeeft (dit duurt maximaal een minuut).

Werken met de analyse-resultaten

Zodra de analyse gereed is, kun je de data controleren en beheren.

  1. Gebruik de pijltjes omhoog en omlaag om specifieke onderdelen van de analyse zichtbaar te maken of te verbergen.
  2. Klik op Toon bron om te verifiëren waar de AI de informatie in het document heeft gevonden.

  1. Geef feedback op de resultaten als er informatie onjuist is of ontbreekt door op de feedbackopties te klikken.

  1. Klik op de knop Downloaden om de resultaten als Excel-bestand op te slaan.

Offertes vergelijken

Naast het analyseren van een enkele offerte, kun je ook een vergelijking tussen meerdere partijen maken.

  1. In Communicatie, selecteer het werkonderdeel en klik op de knop Vergelijk met AI.
  2. Selecteer de offertes die je wilt vergelijken.
  3. Klik op de knop Vergelijk offertes zodra je twee of meer documenten hebt geselecteerd.
  4. Bekijk de verschillen in het overzicht. Je kunt ook hier per onderdeel de bron bekijken of feedback geven.

  1. Klik op AI-analyse downloaden om de volledige vergelijking in Excel-formaat te exporteren.
  2. Je kunt een vergelijking ook starten door in de AI-analyse van één offerte op de knop Vergelijk te klikken.
  3. Vergelijking beheren: 
    • Klik op de knop Voeg offerte toe om meer offertes toe te voegen aan de vergelijking.
    • Verwijder een offerte uit de vergelijking door op Verwijderen te klikken. 

Bekijk in deze video hoe je AI Bid Insights kunt gebruiken.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom kan ik mijn PDF-offerte niet analyseren?

Antwoord: Waarschijnlijk is het document een ingescande PDF. De AI kan alleen tekst lezen in digitale PDF-bestanden. Als je de tekst in de PDF niet kunt selecteren met je muis, is het een afbeelding en kan deze niet geanalyseerd worden.

Vraag: Wat moet ik doen als het bestandstype niet op 'Offerte' staat?

Antwoord: Alleen documenten van het type 'Offerte' worden geanalyseerd. Je kunt dit handmatig corrigeren door in het platform bij het document de drop-down Bestandstype te gebruiken en dit aan te passen naar de juiste categorie.

Probleemoplossing

  • Symptoom: De AI-analyse start niet of geeft een foutmelding.
    • Oorzaak: Het documenttype staat niet op 'Offerte'.
    • Oplossing: Pas het bestandstype handmatig aan via het drop-downmenu naar Offerte.
  • Symptoom: De analyse blijft leeg of geeft aan dat er geen tekst gevonden is.
    • Oorzaak: Het betreft een scan (afbeelding) in plaats van een digitale PDF.

Oplossing: Vraag een digitale versie van de offerte op bij de co-maker of gebruik een OCR-tool om de PDF leesbaar te maken.