Hoe kan ik een geheimhoudingsverklaring toevoegen aan een project?

Wat vind je in dit artikel?

• Geheimhoudingsverklaring instellen: Het uploaden van de verklaring en het bepalen van de vrijgavemethode.

• Status in het communicatieoverzicht: Hoe je herkent wie de verklaring heeft ondertekend.

• Toegang tot documenten beheren: Het handmatig of automatisch vrijgeven van bestanden na ondertekening.

• Rapportage en kosten: Het uitdraaien van overzichten en informatie over het verbruik van credits.

Samenvatting

Je voegt een geheimhoudingsverklaring toe via de projectgegevens, waarbij bouwspecialisten eerst digitaal moeten ondertekenen voordat zij toegang krijgen tot de projectdocumenten. Je kunt kiezen of documenten na ondertekening automatisch worden vrijgegeven of dat je dit handmatig per specialist doet.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor hoofdaannemers die werken met vertrouwelijke projectinformatie. Voor het gebruik van deze functie is een koppeling met ValidSign vereist en worden er credits verrekend per bouwspecialist per projectfase.

Geheimhoudingsverklaring instellen

Je activeert de geheimhoudingsverklaring tijdens het aanmaken van een project of achteraf via de projectinstellingen.

1. Ga naar Projectgegevens en scrol naar beneden naar het onderdeel Geheimhoudingsverklaring aan de rechterkant. 
   

2. Upload het document dat als verklaring dient.

   • Automatisch: Documenten worden direct na ondertekening beschikbaar voor de specialist.

   • Handmatig: Vink de optie Documenten zelf handmatig vrijgeven na ondertekening aan als je eerst zelf controle wilt houden.

     Maak een keuze voor de vrijgave van documenten:

3. 

4. Sla de wijzigingen op. In de projectgegevens zie je nu dat de verklaring actief is.

Status in het communicatieoverzicht

In het communicatieoverzicht kun je aan de hand van iconen zien wat de status is van de ondertekening.

• Blauw gesloten slotje: De bouwspecialist heeft de verklaring nog niet ondertekend.

• Blauw pijltje: De verklaring is ondertekend en de specialist heeft toegang tot de documenten.

• Groen slotje: De verklaring is ondertekend, maar de documenten moeten nog handmatig worden vrijgegeven (bij de handmatige methode). 

Wanneer een specialist tekent, ontvang je een e-mailbevestiging en vind je de ondertekende verklaring terug als bijlage in je inbox binnen 12Build.

Toegang tot documenten beheren

Als je hebt gekozen voor handmatige vrijgave, moet je na ondertekening de volgende stappen ondernemen:

1. Selecteer in het communicatieoverzicht de bouwspecialisten met een groen slotje.

2. Klik op de knop Bewerken.

3. Kies de optie Bestanden vrijgeven na geheimhoudingsverklaring.
   

4. Na deze actie verandert het icoon in een blauw pijltje, wat aangeeft dat de specialist de documenten kan inzien.

Rapportage en kosten

Voor een volledig overzicht van de status van de verklaringen kun je rapportages genereren.

• Klik op de optie voor rapportage en kies tussen een overzicht van alle ingekomen e-mails of een verzendlijst.

Kosteninformatie:

• Het gebruik van deze functionaliteit kost 1 credit per bouwspecialist per projectfase.

• De credits worden verrekend met je bestaande bundel. Beheerders kunnen het actuele verbruik inzien op de bedrijfsprofielpagina.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Kan ik een geheimhoudingsverklaring ook weer deactiveren? Antwoord: Ja, je kunt via de projectgegevens de geheimhoudingsverklaring wijzigen of deactiveren als deze niet meer nodig is voor het project.

Vraag: Hoe ziet de bouwspecialist dat ze moeten tekenen? Antwoord: De bouwspecialist krijgt een verzoek via ValidSign. Pas nadat de digitale handtekening is gezet, krijgen zij (afhankelijk van je instellingen) toegang tot de documentenmap.

Probleemoplossing

• Symptoom: De bouwspecialist zegt getekend te hebben, maar heeft nog geen toegang.

  • Oorzaak: Je hebt waarschijnlijk de optie 'handmatig vrijgeven' aanstaan.

  • Oplossing: Controleer of er een groen slotje achter de naam staat en volg de stappen onder 'Toegang tot documenten beheren'.

• Symptoom: Ik kan de geheimhoudingsverklaring niet activeren.

  • Oorzaak: Er zijn mogelijk onvoldoende credits beschikbaar in je bundel.

  • Oplossing: Laat de beheerder het credit-saldo controleren op de profielpagina.