Hoe kan ik een berichtsjabloon aanpassen?

Wat vind je in dit artikel?

• Samenvatting: Hoe je sjablonen bewerkt en opslaat voor je organisatie.

• Voorwaarden en doelgroep: Wie sjablonen kan aanpassen en wat er vooraf nodig is.

• Sjabloonbeheer: De eerste stappen om de bewerker te openen.

• Berichtsjabloon opmaken en tags gebruiken: Het vormgeven van de tekst met dynamische velden.

• Onderwerp en opslaan: Hoe je de titel instelt en het sjabloon breed beschikbaar maakt.

Samenvatting

Je past berichtsjablonen aan via de sjablooninstellingen in je project. Door gebruik te maken van tags (zoals projectnaam of bedrijfsnaam) personaliseer je berichten automatisch. Sla het resultaat op als 'Algemeen sjabloon' om het voor je hele vestiging beschikbaar te maken.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor (sub)beheerders en gebruikers met specifieke rechten voor sjabloonbeheer.

• Rechten: Gebruikers zonder beheerrechten kunnen sjablonen wel gebruiken, maar niet wijzigen.

• Testproject: Bij een nieuwe vestiging moet je eerst een testproject aanmaken voordat sjabloonbeheer beschikbaar is.

• Meerdere vestigingen: Wil je sjablonen kopiëren van een andere vestiging? Raadpleeg dan het artikel over gegevens overnemen.

Sjabloonbeheer

Om een bestaand sjabloon te wijzigen, navigeer je naar de sjabloonsectie binnen een project.

1. Ga naar het overzicht van berichtsjablonen in je project.

2. Klik op de bewerkingsknoppen om het gewenste sjabloon te openen. 
    

Berichtsjabloon opmaken en tags gebruiken

Zodra je een sjabloon opent, verschijnt er een pop-up waarin je de inhoud kunt vormgeven.

1. Typ de gewenste tekst in het tekstveld.

2. Klik op de knop voor Tags om dynamische velden toe te voegen. [Afbeelding: De knop voor het invoegen van tags in de teksteditor]

3. Selecteer een tag uit de lijst (bijvoorbeeld [Projectnaam]). De tag wordt direct op de plek van je cursor ingevoegd. [Afbeelding: Het overzicht van beschikbare tags in 12Build]

4. Sluit het tag-scherm als je klaar bent en klik onderaan op Opslaan als....

Tag(s) toevoegen in het onderwerp

Niet alleen de tekst, maar ook de onderwerpregel van de e-mail kan gepersonaliseerd worden.

1. Pas de Sjabloonnaam aan (voor intern gebruik).

2. Wijzig de tekst bij Onderwerp. Dit is wat de ontvanger ziet.

3. Gebruik ook hier de tag-knop om bijvoorbeeld het projectnummer in de onderwerpregel te plaatsen

Berichtsjabloon opslaan

Voor een correcte verwerking is de manier van opslaan cruciaal.

1. Selecteer bij 'Opslaan in' de optie Algemeen sjabloon. Hiermee zorg je dat al je collega's binnen de vestiging het sjabloon kunnen gebruiken.

2. Klik op Opslaan om de wijzigingen definitief te maken.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom zie ik mijn wijzigingen niet terug bij mijn collega's? Antwoord: Waarschijnlijk heb je het sjabloon opgeslagen als 'Persoonlijk sjabloon'. Zorg dat je kiest voor 'Algemeen sjabloon' zodat het zichtbaar is voor de hele vestiging.

Vraag: Wat gebeurt er als ik een tag verkeerd typ? Antwoord: Het is aan te raden om tags altijd te selecteren uit de lijst via de tag-knop. Handmatig getypte tags werken alleen als de syntax (de haken en tekst) exact overeenkomt met het systeem.

Probleemoplossing

• Symptoom -> De knop 'Sjablonen' is grijs of niet klikbaar.

  • Oorzaak -> Je bevindt je in een nieuwe vestiging zonder projecten, of je hebt onvoldoende gebruikersrechten.

  • Oplossing -> Maak eerst een testproject aan. Als het probleem aanhoudt, vraag je (sub)beheerder om de rechten voor berichtsjablonen te activeren in het gebruikersbeheer.