Hoe kan ik een offerteaanvraag versturen?

Wat vind je in dit artikel?

• Bouwspecialisten selecteren: Het starten van een nieuw bericht.

• Offerteaanvraag opmaken: Het invullen van contactpersonen en de inhoud van de brief.

• Werken met sjablonen: Hoe je standaardteksten gebruikt en opslaat.

• Verzenden en concepten: Het proces van versturen via achtergrondtaken en het beheren van concepten.

Samenvatting

Om een offerteaanvraag te versturen, selecteer je de gewenste bouwspecialisten in het communicatie-overzicht en kies je voor 'Nieuw bericht met documenten'. Na het selecteren van de documenten in de verzendmatrix, vul je de brief aan met contactpersonen en een (sjabloon)tekst. Het systeem verstuurt de berichten op de achtergrond, zodat je direct kunt doorwerken.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor inkopers en werkvoorbereiders die gereed zijn om documenten en prijsaanvragen naar bouwspecialisten te verzenden. Zorg dat de documenten en contactpersonen in het project correct zijn klaargezet.

Bouwspecialisten selecteren en bericht aanmaken

Het proces begint in het communicatie-overzicht waar je bepaalt wie de aanvraag ontvangt.

1. Selecteer één of meerdere bouwspecialisten door de vakjes voor de bedrijfsnamen aan te vinken (2).

2. Klik op de knop Bericht opmaken (3).

3. Kies in het menu voor de optie Nieuw bericht met documenten (4).

4. Doorloop de Verzendmatrix (Stap 2) om per werkonderdeel de juiste documenten te koppelen.

Offerteaanvraag opmaken

Na de verzendmatrix kom je in de editor voor de aanvraagbrief.

1. Contactpersonen: Selecteer de juiste contactpersonen per bouwspecialist. Je kunt bovenin het scherm tussen specialisten wisselen om dit per partij te controleren.

2. Algemeen bericht: Typ je tekst of kies een berichtsjabloon.

3. Toelichting: Controleer de toelichting op werkonderdeelniveau en vul deze aan waar nodig.

4. Verzenden: Klik op de knop Verzenden om het proces te starten.

Werken met berichtsjablonen

Bespaar tijd door gebruik te maken van standaardteksten die voor het hele project of de organisatie gelden.

1. Klik in de offerteaanvraag op het veld bij de sjabloonopties (aangegeven met nummer 2 in de editor).

2. Kies in de pop-up het gewenste sjabloon (1).

3. Pas de titel of de tekst van het sjabloon naar wens aan voor deze specifieke aanvraag.

4. Indien je de juiste rechten hebt, kun je de aangepaste tekst direct weer Opslaan als sjabloon (2).

5. Klik op Sluiten om de tekst in je aanvraag te laden. 

Verzenden en concepten

Het versturen van grote hoeveelheden documenten wordt door het systeem afgehandeld zonder dat je hoeft te wachten.

• Concept-berichten: Wil je later verder? Klik op het kruisje rechtsboven. Je bericht wordt automatisch opgeslagen onder Concept-berichten.

• Achtergrondtaken: Na het klikken op verzenden verschijnt een melding. Je kunt op Sluiten klikken en verder werken terwijl 12Build de e-mails verstuurt.

• Status controleren: Je vindt de voortgang van het verzenden terug bij het icoon voor Achtergrondtaken in de navigatiebalk. 

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Kan ik een verzonden bericht nog aanpassen? Antwoord: Nee, zodra een bericht is verzonden, is het definitief verstuurd naar de bouwspecialist. Je kunt wel een nieuw bericht sturen of een correctie verzenden.

Vraag: Waar vind ik mijn opgeslagen concepten terug? Antwoord: Deze staan in het communicatie-overzicht onder het kopje 'Concept-berichten'.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik krijg een foutmelding tijdens het verzenden van de achtergrondtaak.

  • Oorzaak: Mogelijk zijn de bijgevoegde documenten te groot of ontbreken er verplichte contactgegevens.

  • Oplossing: Controleer de lijst met achtergrondtaken voor specifieke details over de fout en controleer of elke geselecteerde specialist een geldig e-mailadres heeft.

• Symptoom: De knop 'Bericht opmaken' verschijnt niet.

  • Oorzaak: Er is geen bouwspecialist geselecteerd in het overzicht.

  • Oplossing: Vink minimaal één bouwspecialist aan via de selectievakjes aan de linkerzijde van het scherm.