Waar kan ik de ingediende offertes/documenten van mijn bouwspecialisten vinden?

Wat vind je in dit artikel?

• Ingediende documenten: Snel documenten downloaden per werkonderdeel.

• Berichtenoverzicht: Inzien van de communicatie en inbox-berichten.

• Rapportages en exports: Hoe je alle bijlagen in één keer verzamelt en downloadt.

Samenvatting

Je kunt ingediende offertes op drie manieren vinden: via het tabblad 'Documenten' voor directe downloads, via 'Berichten' in de communicatie voor een overzicht per discipline, of via de rapportagefunctie om alle bijlagen van meerdere specialisten tegelijk te exporteren.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor calculators en inkopers die de binnengekomen aanbiedingen van bouwspecialisten willen beoordelen en archiveren. Je moet hiervoor binnen een actief project in 12Build werken.

1. Via Ingediende documenten

Dit is de snelste manier om een gestructureerd overzicht te krijgen van alle bestanden die per werkonderdeel zijn geüpload door specialisten.

1. Ga in je project naar het onderdeel Documenten.

2. Kies voor het subtabblad Ingediende documenten.

3. Selecteer de offerte(s) of documenten die je wilt hebben (3).

4. Klik op de knop Downloaden (4). 

2. Via het Berichtenoverzicht

In de communicatiesectie zie je de offertes in de context van de verzonden en ontvangen berichten.

1. Ga naar het onderdeel Communicatie.

2. Kies in het menu voor Berichten.

3. Klik op de gewenste werkonderdelen om deze uit te klappen. Je ziet nu de volledige in- en outbox per discipline.

4. Bij de inbox-berichten vind je de ingediende offertes terug.

   • Let op: In dit specifieke overzicht kun je de losse berichten inzien, maar niet direct de bijlagen downloaden; gebruik daarvoor methode 1 of 3. 

3. Via een Rapportage (Bulk-download)

Wil je van alle bouwspecialisten tegelijk de documenten downloaden? Gebruik dan de rapportagefunctie.

1. Ga naar het Communicatie-overzicht.

2. Maak een selectie van alle bouwspecialisten waarvan je de offerte wilt downloaden.

3. Klik in de onderste balk op Rapporten.

4. Kies de optie Ingekomen emails downloaden.

5. Maak in de pop-up een keuze tussen:

   • Berichten inclusief de bijlagen

   • Alleen de bijlagen

6. Klik op downloaden om een verzamelbestand te genereren. 

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Kan ik ook documenten zien uit een vorige fase van het project? Antwoord: De hierboven beschreven overzichten tonen standaard de documenten uit de huidige fase. Gebruik de fase-wisselknop (Weergave) om documenten uit eerdere fases in te zien.

Vraag: Waarom zie ik geen documenten bij een specialist die wel heeft gereageerd? Antwoord: Controleer of de specialist de documenten daadwerkelijk als bijlage heeft toegevoegd of dat de status alleen is aangepast naar 'Offerte'. Bij twijfel kun je het bericht in de inbox controleren.

Probleemoplossing

• Symptoom: De knop 'Downloaden' is niet actief.

  • Oorzaak: Er zijn geen documenten geselecteerd in de lijst.

  • Oplossing: Vink de vakjes voor de documenten die je wilt downloaden eerst aan.

• Symptoom: Ik kan de bijlage niet vinden in het Berichtenoverzicht (Methode 2).

  • Oorzaak: Het berichtenoverzicht is primair bedoeld voor tekstuele communicatie.

  • Oplossing: Gebruik methode 1 (Ingediende documenten) voor directe toegang tot de bestanden.