Hoe kan ik mijn projectdocumenten beheren?

Wat vind je in dit artikel?

• Documenten bewerken: Hoe je de bewerkfuncties activeert voor geselecteerde bestanden.

• Belangrijke beheerfuncties: Uitleg over fasering, verwijderen en het markeren van documenten.

• Versiebeheer: Hoe je bouwspecialisten op de hoogte stelt van nieuwe documentversies.

• Documenten verplaatsen: Het organiseren van bestanden in de juiste (sub)mappen.

Samenvatting

Je beheert projectdocumenten door ze te selecteren en de knop Bewerken te gebruiken. Hiermee kun je bestanden verplaatsen naar nieuwe fases, versies beheren of verouderde documenten markeren. Voor een goede informatievoorziening naar bouwspecialisten is het gebruik van versiebeheer altijd aan te raden boven het simpelweg verwijderen van bestanden.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor calculatoren en werkvoorbereiders die verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van het projectdossier. Je moet over schrijfrechten beschikken binnen het betreffende project om wijzigingen te kunnen opslaan.

Documenten bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in je bestanden, volg je deze stappen:

1. Selecteer één of meerdere documenten door het vinkje voor de bestandsnaam aan te klikken.

2. Er verschijnt bovenaan een extra knop Bewerken.

3. Klik op Bewerken om het menu met functies te openen.

Belangrijke beheerfuncties

Binnen het bewerkmenu heb je verschillende opties om de status van je documenten aan te passen:

• Overzetten naar nieuwe fase: Hiermee neem je documenten mee wanneer het project van bijvoorbeeld de calculatiefase naar de werkvoorbereiding gaat.

• Markeren als verouderd: Gebruik deze functie voor documenten die niet meer actueel zijn, maar die je wel in de historie wilt bewaren.

• Verwijderen: Gebruik dit alleen als een document echt weg moet.

  Let op: Verwijderde documenten zijn direct onzichtbaar voor bouwspecialisten. Ook links in reeds verstuurde offerteaanvragen zullen niet meer werken.

Versiebeheer

Versiebeheer is de veiligste manier om documenten te updaten die al gedeeld zijn met externe partijen:

1. Gebruik de functie Versiebeheer in het bewerkmenu.

2. Koppel de nieuwe versie aan het bestaande document en markeer de oude versie als vervallen.

3. Voordeel: Bouwspecialisten krijgen automatisch een melding dat er een nieuwe versie van het document beschikbaar is, zodat zij niet met verouderde informatie rekenen.

Documenten verplaatsen

Je kunt de mappenstructuur eenvoudig opschonen door bestanden te verplaatsen:

• Slepen: Gebruik de symbooltjes (vaak drie streepjes of puntjes) voor de documentnaam om een bestand handmatig naar een andere (sub)map te slepen.

• Menu: Selecteer de documenten, ga naar Bewerken en kies voor de optie Verplaatsen naar andere map. Selecteer vervolgens de doelmap in de lijst.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Wat ziet de onderaannemer als ik een document markeer als verouderd? Antwoord: De onderaannemer krijgt een melding dat het document is vervangen. Dit voorkomt dat zij per ongeluk een offerte baseren op een achterhaalde tekening.

Vraag: Kan ik een verwijderd document weer herstellen? Antwoord: Nee, verwijderen is definitief. Als je een document per ongeluk hebt verwijderd, zul je dit opnieuw moeten uploaden en eventueel opnieuw moeten koppelen aan de juiste werkonderdelen.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik kan de knop 'Bewerken' niet vinden.

  • Oorzaak: Je hebt nog geen documenten geselecteerd of je hebt alleen leesrechten voor dit project.

  • Oplossing: Vink eerst de gewenste documenten aan. Als de knop dan nog niet verschijnt, neem dan contact op met de projectbeheerder om je rechten te controleren.