Hoe kan ik mijn projectdocumenten toevoegen?

Wat vind je in dit artikel?

• Documenten uploaden via een ZIP: Snel je volledige mappenstructuur inladen.

• Handmatig mappen en documenten toevoegen: Zelf structuur aanbrengen in je projectdossier.

• Mappenstructuur overnemen: Gebruikmaken van sjablonen of eerdere projecten.

• Externe koppelingen: Documenten overhalen uit SharePoint, Docstream of Autodesk.

• Interne documenten: Bestanden die alleen zichtbaar zijn voor jouw collega's.

Samenvatting

Je kunt projectdocumenten op vier manieren toevoegen: via een ZIP-bestand, handmatig, door een bestaande structuur te kopiëren of via een externe koppeling (zoals SharePoint). Documenten worden altijd toegevoegd aan de huidige fase van het project, maar bestanden uit andere fases blijven via de weergave-instellingen inzichtelijk.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor hoofdaannemers die de documentatie voor een offerteaanvraag willen voorbereiden. Zorg dat de "Huidige fase" van je project correct is ingesteld in de algemene projectgegevens voordat je begint met uploaden.

Documenten uploaden via een ZIP

Dit is de snelste manier om een complete mappenstructuur inclusief bestanden toe te voegen:

1. Klik rechtsboven op de blauwe knop Uploaden.

2. Er opent een pop-up waarin je gevraagd wordt een ZIP-bestand in het kader te slepen of te selecteren.

3. 12Build pakt het bestand automatisch uit en behoudt je mappenstructuur. 
   

Handmatig mappen aanmaken en documenten uploaden

Wil je meer controle over de opbouw? Doe het dan handmatig:

1. Klik op Nieuwe hoofdmap of Submap om een map aan te maken.

2. Geef de map een logische naam.

3. Klik binnen de aangemaakte map op de knop Uploaden om de specifieke documenten aan deze map toe te voegen.

Mappenstructuur overnemen van een sjabloon/project

Bespaar tijd door een bewezen structuur te hergebruiken:

1. Gebruik de functie Longlist/Shortlist.

2. Zoek in het scherm naar het gewenste sjabloon of een eerder project (je kunt hier ook zoeken binnen andere vestigingen van je bedrijf).

3. Selecteer de mappen die je wilt overnemen.

4. Kies optioneel of je ook de koppelingen met werkonderdelen wilt overnemen.

5. Klik onderaan op Selectie overnemen. De mappen verschijnen direct in je project, waarna je ze kunt vullen met nieuwe bestanden.

SharePoint, Docstream of Autodesk

Wanneer jouw organisatie een actieve koppeling heeft, kun je documenten direct overhalen:

• SharePoint & Docstream: Importeer bestanden rechtstreeks vanuit je eigen DMS naar 12Build.

• Autodesk: Momenteel kun je de Autodesk BIM Viewer gebruiken om modellen inzichtelijk te maken voor bouwspecialisten.

Interne documenten

Soms heb je documenten die wel relevant zijn voor je projectteam, maar niet voor de bouwspecialisten (bijvoorbeeld interne ramingen):

1. Ga naar het tabblad Interne documenten.

2. Documenten die je hier uploadt (handmatig of via ZIP), zijn alleen zichtbaar voor jouw collega's.

3. Ook deze documenten worden gekoppeld aan de huidige fase van het project.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Hoe kan ik documenten in een andere fase toevoegen? Antwoord: Documenten worden altijd in de 'Huidige fase' geplaatst. Wil je iets toevoegen aan een andere fase? Pas dan eerst de huidige fase van het project aan in de algemene projectgegevens.

Vraag: Kunnen bouwspecialisten mijn interne documenten zien? Antwoord: Nee, documenten in het tabblad 'Interne documenten' zijn strikt voor intern gebruik en worden nooit gedeeld met externe partijen.

Probleemoplossing

• Symptoom: Mijn ZIP-bestand wordt niet geüpload.

  • Oorzaak: Het bestand is mogelijk beschadigd of te groot voor de browserinstellingen.

  • Oplossing: Controleer of de ZIP-map niet beveiligd is met een wachtwoord en probeer de bestanden eventueel in kleinere delen (per hoofdmap) te uploaden.