In dit artikel laten we in een paar simpele stappen zien hoe je documenten over kunt halen vanuit Docstream. Als hoofdaannemer kun je de gewenste documenten overzetten naar jouw project in Matchmaker en delen met bouwspecialisten.
Stap 1. Koppeling tussen 12Build en Docstream opzetten
De koppeling met Docstream werkt met onze hoofdaannemers API. De gebruiker dient in 12Build een API sleutel te genereren en deze samen met de gebruikersnaam op 12Build door te geven aan Pro4all via e-mailadres support@pro4all.nl.
De API sleutel wordt in Docstream ingevoerd, zodat Docstream informatie uit het 12Build account van de gebruiker kan halen.
-
De gebruiker moet hiervoor (sub)beheerder zijn in 12Build.
-
We hoeven maar 1 gebruiker te koppelen, alle export handelingen in Docstream werken via deze gebruiker.
Klik hier om de API handleiding voor de hoofdaannemers te bekijken.
Stap 2. Docstream instellen
Voor de gebruikers die de 12Build export mogen gaan gebruiken, dient nog wel het systeemrecht 'Kan exporteren naar 12Build' aangezet te worden. Dit kan je vinden onder 'Extra' --> 'Gebruikers en groepen' --> 'Systeemrechten'.
Als de koppeling niet direct werkt, kunnen onderstaande punten dit veroorzaken:
-
Ben je de (sub)beheerder van de omgeving?
-
Klopt de gebruikersnaam? Dit is niet per se gelijk aan het e-mailadres.
-
Is de API sleutel correct overgenomen?
-
Is de lijst met projecten leeg?
In de omgeving van Docstream selecteer je de documenten die je in het project in 12Build wilt overnemen. Documenten met een gekleurd 12Build logo staan hier al. Documenten met een grijs 12Build logo nog niet.
De ‘12Build export' knop staat in de balk bovenaan en is ook te benaderen met een rechtermuisklik op het document. Als je op deze knop hebt geklikt, verschijnt er een venster met alle voor jou beschikbare projecten op 12Build.
Kies het project en de juiste fase en klik op 'Exporteren'.
De documenten zijn niet direct beschikbaar voor bouwspecialisten binnen het project. De documenten komen in de map 'Externe synchronisatie documenten' met een icoontje dat een gesloten oog uitbeeldt.
Je dient dus eerst de documenten in de gewenste folder te slepen, zodat je ze in het project kunt delen met de bouwspecialisten.