Hoe werkt de e-mail doorstuurservice?

Wat vind je in dit artikel?

• De werking van de token: Hoe berichten automatisch in het juiste project terechtkomen.

• Koppelingsproblemen herkennen: Waarom een e-mail soms niet zichtbaar is in 12Build.

• Statusmeldingen controleren: Hoe je direct in de e-mail ziet of de koppeling is geslaagd.

Samenvatting

12Build gebruikt een onzichtbare token in e-mails om reacties van bouwspecialisten automatisch aan het juiste project te koppelen. Als deze token door beveiligingsinstellingen of handmatige acties wordt verwijderd, kan het systeem het bericht niet plaatsen in je communicatie-overzicht. Je herkent de status van de koppeling aan de tekst in het kader bovenaan de doorgestuurde e-mail.

Voorwaarden en doelgroep

Deze informatie is relevant voor alle gebruikers die via 12Build communiceren met bouwspecialisten en hun e-mailverkeer centraal willen beheren in het communicatie-overzicht.

De werking van de token

Om verstuurde berichten automatisch in het juiste project binnen 12Build te plaatsen, stuurt het systeem met iedere e-mail een onzichtbare token mee.

• Deze token zorgt voor de automatische koppeling tussen de e-mail, het betreffende project en de bijbehorende bouwspecialist.

• Wanneer een bouwspecialist reageert, leest 12Build deze token uit om de reactie in de juiste inbox te plaatsen.

Koppelingsproblemen herkennen

Het kan voorkomen dat een bericht wel in je eigen mailbox aankomt, maar niet terug te vinden is in de inbox van het communicatie-overzicht in 12Build.

Dit gebeurt wanneer de token uit de e-mail is verdwenen. De twee meest voorkomende oorzaken hiervoor zijn:

1. Strenge beveiligingsinstellingen: Het mailprogramma van de ontvanger verwijdert de onzichtbare token automatisch.

2. Handmatige verwijdering: De bouwspecialist verwijdert bij het beantwoorden alle informatie van het originele bericht (inclusief de token).

Zonder deze token heeft 12Build geen referentiepunt meer om de e-mail aan een specifiek project te koppelen.

Statusmeldingen controleren

Om direct duidelijkheid te geven, bevat het kader bovenaan de doorgestuurde e-mail een melding over de koppelingsstatus.

1. Open de e-mail die je via de doorstuurservice hebt ontvangen.

2. Bekijk de tekst in het kader bovenaan het bericht:

   • Succesvolle koppeling: Je ziet de tekst: “Dit bericht vindt u ook terug in de inbox van het project [PROJECTNAME] in 12Build.”

   • Geen koppeling mogelijk: Je ziet de tekst: “Dit bericht vindt u niet terug in de inbox van het project in 12Build.”

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Wat moet ik doen als een bericht niet gekoppeld is aan mijn project? Antwoord: Omdat de token ontbreekt, kan 12Build het bericht niet alsnog automatisch koppelen. Je zult de informatie uit de e-mail handmatig moeten verwerken in het project of de bijlage handmatig uploaden.

Vraag: Kan ik zelf een token toevoegen aan een e-mail? Antwoord: Nee, de token is een technisch onderdeel dat door het systeem wordt gegenereerd bij het verzenden van berichten vanuit 12Build.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik zie de melding "Dit bericht vindt u niet terug in de inbox..." bij al mijn projecten.

  • Oorzaak: Het is mogelijk dat de beveiligingsinstellingen van jouw eigen mailserver of die van de ontvanger tokens structureel blokkeren.

  • Oplossing: Neem contact op met je IT-afdeling om te controleren of onzichtbare metadata in e-mails wordt gestript door de firewall of spamfilter.