.png)
In dit artikel delen we vier praktische stappen om de communicatie in uw bouwbedrijf te verbeteren. Zo werkt u altijd met de meest recente informatie en minimaliseert u foutmarges.
Lees verder en ontdek hoe u deze aanpak kunt toepassen in uw eigen projecten.
Zorg dat iedereen altijd toegang heeft tot actuele informatie
Fouten door verouderde informatie – u wilt het zich liever niet voorstellen, maar toch gebeurt het dagelijks in de bouwsector. Verouderde plannen of niet-doorgegeven wijzigingen leiden vaak tot onnodige kosten, vertragingen en frustraties. Bij complexe bouwprojecten is het extra uitdagend om alle betrokken partijen op de hoogte te houden van veranderingen in plannen, tijdschema’s en specifieke details.
Als hoofdaannemer is het cruciaal dat u belangrijke informatie tijdig deelt met betrokkenen zoals onderaannemers, leveranciers en architecten. Enkel een e-mail sturen is meestal niet voldoende. Niet alle wijzigingen zijn relevant voor iedereen, wat ervoor zorgt dat mails vaak genegeerd of slechts half gelezen worden. Daarnaast zijn grote bestanden vaak moeilijk te versturen, wat het delen van actuele informatie verder bemoeilijkt.
Hoe groter uw bouwbedrijf, hoe groter de afstand tussen interne afdelingen en teams. Dit vergroot de kans op miscommunicatie. Zonder een goed systeem groeit de chaos en worden fouten gemaakt die makkelijk vermeden kunnen worden.
Documenten centraal beheren
Een centraal beheerd documentenoverzicht kan veel problemen oplossen. Door bouwplannen, projectplannen en communicatie op één plek te bewaren, heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele informatie. Dit geldt zowel voor onderaannemers, architecten als uw eigen team.
Maar een centraal overzicht is slechts een eerste stap. In de praktijk worden plannen vaak afgedrukt of lokaal opgeslagen, wat opnieuw leidt tot misverstanden. Goede communicatie over wijzigingen is daarom minstens even belangrijk als een centrale plek voor documenten.
Stap 1:
Professionalisering - duidelijke afspraken en processen
Een gestroomlijnde samenwerking begint bij duidelijke afspraken en processen. Zorg ervoor dat iedereen binnen het bouwproject weet wat van hen verwacht wordt en hoe informatie wordt gedeeld.
Professionaliseren betekent vaste protocollen hanteren: beslissingen moeten eerst goedgekeurd worden en er moet duidelijkheid zijn over wie verantwoordelijk is voor versiebeheer en het actualiseren van documenten.
Uit onderzoek van Construction Dive blijkt dat miscommunicatie, onduidelijke verantwoordelijkheden en een gebrek aan vertrouwen vaak de grootste knelpunten zijn. Door afspraken vast te leggen, voorkomt u inefficiënties en zorgt u voor minder fouten.
Stap 2:
Digitalisering - gebruik online tools voor documentenbeheer
De bouwsector maakt een digitale transformatie door. Waar vroeger papieren plannen en fysieke tekeningen de norm waren, zien we nu een evolutie naar digitale oplossingen. Tools zoals Excel en WeTransfer bieden een basis, maar om echt efficiënt te werken, is een volgende stap nodig: een cloudplatform met realtime wijzigingen en toegankelijkheid.
Met een cloud-gebaseerd platform maakt u documenten centraal beschikbaar voor alle betrokkenen. Bouwplannen, projectdetails en communicatie zijn altijd toegankelijk, ongeacht locatie of apparaat. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van informatie en minimaliseert handmatige fouten.
Stap 3:
Versiebeheer - altijd werken met de laatste versie
In een bouwproject wijzigen plannen regelmatig. Zonder goed versiebeheer loopt u het risico dat er gewerkt wordt met verouderde informatie, met alle gevolgen van dien.
Een effectief systeem voor versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen met de laatste versie werkt. Logboeken houden wijzigingen bij, zodat duidelijk is wie wat heeft aangepast en waarom. Dit voorkomt verwarring en vergemakkelijkt de samenwerking.
Met een effectief platform kunt u notificaties sturen die relevant zijn voor specifieke rollen binnen het project. Zo ontvangen onderaannemers enkel updates die hun taken beïnvloeden, terwijl projectmanagers een breder overzicht krijgen. Deze gerichte aanpak maakt communicatie overzichtelijk en voorkomt fouten.
Uit onderzoek van M-Files blijkt dat toch veel bedrijven in de bouwsector dit als moeilijk ervaren. Zo gaf 67% van de medewerkers in de bouw aan dat documenten moeilijk vindbaar zijn door verwarrende bestandsnamen of slechte categorisering. Overigens meldde 68% dat de meest recente versies van een document niet vindbaar zijn.
Werk altijd vanuit een centraal platform waarin automatisch de nieuwste versie beschikbaar is. Versiebeheer zorgt ervoor dat uw bouwprojecten gestructureerd en zonder misverstanden verlopen.
Stap 4:
Berichten en notificaties - gerichte communicatie
Gerichte communicatie is essentieel om de juiste informatie bij de juiste persoon te krijgen. In de praktijk raakt veel belangrijke informatie verloren in een overvloed aan e-mails. Dit leidt tot misverstanden en gemiste updates.
Met een effectief platform kunt u notificaties sturen die relevant zijn voor specifieke rollen binnen het project. Zo ontvangen onderaannemers enkel updates die hun taken beïnvloeden, terwijl projectmanagers een breder overzicht krijgen. Deze gerichte aanpak maakt communicatie overzichtelijk en voorkomt fouten.
Met slimme notificaties en duidelijke berichten zorgt u dat betrokken partijen direct toegang hebben tot de informatie die nodig zal zijn, zonder onnodig overspoeld te worden. Dit bevordert de samenwerking en voorkomt gemiste updates.
Aan de slag met het sourcing platform van de bouw
Fouten voorkomen door verkeerde informatie en efficiënter samenwerken in jouw bouwbedrijf? Een sourcing platform helpt je om documentbeheer en communicatie te stroomlijnen. Met zo’n platform beheer je eenvoudig plannen, houd je versiebeheer bij en stuur je gerichte notificaties naar de juiste betrokkenen.
Bij 12Build bieden we een sourcing platform dat specifiek is ontworpen voor de bouwsector. Onze sterke koppeling met tools als Dalux en Sharepoint zorgen ervoor dat informatie en communicatie altijd op de juiste plek terechtkomen.
