Doe deze 9 dingen vooral niet als u succesvol wilt zijn in het schrijven van een prijsaanvraag.
1. Alleen een tabel met kosten leveren
U denkt: Mijn klant wil alleen maar weten wat ik kost. Ik flans wel even een tabelletje in elkaar. De ‘prijsaanvraag’ die u stuurt, bestaat alleen maar uit een Excelsheet met een berekening van alle materialen en manuren. Niet handig. Uw klant wil meer zien dan een berekening. Breidt uw standaard prijsaanvraag voorbeeld uit. Zorg dat de klant begrijpt waarom u een berekening heeft gemaakt en op dit bedrag uit bent gekomen. Vat de klantvraag samen, geef aan wat de werkzaamheden zijn en kom daarna pas met een kostenplaatje.
2. Uw doelgroep niet duidelijk hebben
U zet de verkeerde naam boven uw prijsaanvraag. Au. De verkeerde bedrijfsnaam. Nog pijnlijker. Uw vaste klanten hebben waarschijnlijk een heel positief beeld van uw bedrijf. Dat wilt u zo houden, toch? Weet aan wie u de prijsaanvraag schrijft: aan een particulier, of aan een bedrijf? Als u vaker voor een hoofdaannemer heeft gewerkt, weet hij wat u kunt en dat u te vertrouwen bent. In dat geval is het genoeg om alleen een enthousiaste inleiding, korte alinea over het werf, uw invulling en de kosten te presenteren. Particuliere klanten wint u niet met alleen een standaard prijsaanvraag. Ze willen zien dat u hun wensen snapt.
3. Onduidelijk zijn over kosten voor meerwerk
Afspraken nakomen, onverwacht hoge kosten door meerwerk, gebrekkige communicatie. Het zijn allemaal punten van zorg die u kunt wegnemen in uw prijsaanvraag. Schrijf in uw prijsaanvraag dat u meerwerk altijd eerst overlegt. Laat zien dat u uw afspraken nakomt. Laat de kans niet liggen om u positief te onderscheiden en de zorg van de klant weg te nemen.
4. Spit honderden documenten door voor u een prijsaanvraag schrijft
De hoofdaannemer levert u tientallen mappen en honderden documenten aan via WeTransfer of misschien zelfs een USB-stickje. Da’s niet handig. Met 12Build krijgt u alle documenten bij de offerteaanvraag makkelijk en overzichtelijk binnen. U ziet alleen de documenten die voor u van toepassing zijn, want de hoofdaannemer heeft hier al een voorselectie in gemaakt.
5. Schrijf een boekwerk over hoe goed u bent
Veel bedrijven redeneren van binnen naar buiten. Ze vertellen heel graag wat ze goed doen. In bijna alle prijsaanvragen wordt het bedrijfsverhaal volledig uit de doeken gedaan. Dat zijn zaken die er niet toe doen, want als u een prijsaanvraag hebt, heeft de hoofdaannemer al voor u gekozen. U moet uw bedrijf goed positioneren, maar doe dat in het licht van de prijsaanvraag. Verdiep u in het probleem van de klant, laat zien dat u de gevraagde dienstverlening beheerst en beperk u in het ophemelen van uw bedrijf tot de zaken die daadwerkelijk worden gevraagd.
6. Wacht twee weken voordat u een prijsaanvraag schrijft
Hoe lang duurt het proces vanaf de aanvraag tot het sturen van een offerte? Te lang. Wanneer je een bedrijfsprofiel hebt bij 12Build, stuurt de hoofdaannemer u een prijsaanvraag en reageert u direct of hij een offerte terug kan verwachten of niet. Zo weet de hoofdaannemer direct waar hij aan toe is en scheelt dat hem werk. Snelle reactietijd zorgt voor meer vertrouwen in u als bouwspecialist. De gemiddelde reactietijd van onderaannemers die aanvragen krijgen via 12Build is 10,9 dagen.
7. Schrijf indirect en passief
Uw zinnen zijn waarschijnlijk onnodig lang en complex. Uw tekst wordt formeel en ambtelijk. Dingen waar een hoofdaannemer niets aan heeft. Duidelijke taal betekent duidelijke informatie. Spreek uw klant direct aan.
De klant moet uw offerte begrijpen. Met collega’s kunt u vaktermen gebruiken, maar vermijd ze in prijsaanvragen. Als u niet om jargon heen kan, zorg dan voor een toelichting. Dit geldt ook voor IT-termen en Engelse woorden.
Doe, voordat de offerte de deur uit gaat, nog een laatste check op de tekst. Staan er taalfouten in? Zo ja, haal ze er uit. Als uw prijsaanvraag er onverzorgd uitziet, kan een klant er niet van op aan dat u de opdracht wél naar behoren uitvoert.
8. Vergeet uw algemene voorwaarden
Dit is handig als u… Wanneer is dit handig? Vergeet uw algemene voorwaarden niet in een linkje toe te voegen onderaan uw offerte! Op die manier weet een hoofdaannemer precies wat hij aan u heeft. En als er een miscommunicatie is, of er wordt iets van u verwacht waar u het niet mee eens bent, kunt u u altijd beroepen op de algemene voorwaarden waar uw opdrachtgever mee akkoord is gegaan.
Over voorwaarden gesproken: Schrijf niet te veel voorwaarden in de offerte. Zijn er wel voorwaarden aan uw offerte, verzamel die dan samen in één overzicht. Dat is veel duidelijker dan ze overal en nergens in uw offerte toe te voegen. Uw klant weet dan in één keer waar hij aan toe is en hoeft geen negatieve verrassingen meer te verwachten.
9. Alles door elkaar zetten
Zorg dat de structuur van de offerte volgens de norm is. Begin niet gelijk met de voorwaarden. Probeer de volgende structuur aan te houden:
- Een pakkende inleiding.
- Beschrijf wat uw bedrijf doet voor de klant.
- Vat de klantvraag samen.
- Geef aan welke (concrete) voordelen er voor de hoofdaannemer zijn aan u.
- Zet alle kosten neer. Laat geen informatie achterwege.
- Link naar uw algemene voorwaarden.
- Zorg voor een passende afsluiter, maar gebruik geen clichés.
